本帖最后由 胖大橙子 于 2014-3-24 14:21 编辑
12周年社庆总结 一直不愿意动笔写这篇总结，担心自己的情绪会影响客观性，失去了总结应有的意义。 后来看到这么一段文字： “和亲切熟悉的朋友相聚，感到协会有力的脉搏跳动，看到依然有新的面容愿意为她用心努力，这样的生日会就是完满的。而那些担心遗憾也只是怕自己所做和能做的不足以回应徐妈带给我们的” ——于是释然，不管怎样，都是希望徐妈越来越好。在此，主要总结存在的问题，抛砖引玉，希望有所帮助。 一、存在的问题 （一）策划阶段： 这次社庆的主要问题都集中于策划阶段，总结的时候尽可能的把问题拆分开——尽管他们都是相互联系和影响。 首先，就策划本身而言，缺乏组织，准备和讨论不充分。 一是缺乏组织。军凯负责这次社庆，做了很多工作。但客观的来讲，一方面社庆的地点是在本部，另一方面本部相对翔安有各种资源的优势，包括新老人数、信息、物资等等，两点相隔，必然会给身在翔安的组织者带来极大的操作难度。因此建议以后社庆，本部这边的负责人要在第一时间确定下来，并勇敢承担起责任——组织各项工作开展，与各方协调交流。今年一直到周三大家都不知道本部负责人是谁，一盘散沙，效率很低。 二是准备和讨论不充分。任务提前二十多天布置下来，图片展结束之后也还有整整一周来准备社庆，理论上时间完全够用的。虽然翔安那边提前做了很多工作，但本部第一次也是唯一一次坐下来开会讨论社庆是在周四晚上，时间不到两个半小时。——如果以团队为单位做一件事情，充分的交流必不可少。而在决策阶段，面对面开会的优势很明显：一方面头脑风暴，可以把大家之前想到的好点子都集合起来，并且相互打磨完善，迅速形成合适的方案；另一方面，比之于零散的执行，开会的过程能让每个人都有参与感，也是一个难得的聚在一起交流感情的机会。——本部仅仅坐下来开了一次会，并且由于时间原因，很多细节乃至分工都没有得到明确。更重要的是，在调整版的策划写出来之后，没有时间再针对它进行进一步的论证。策划中存在很多重大的缺陷没有机会得到修正，这造成的问题后文中会有所提及。 其次，考虑不周全，欠缺可行性思考以及PLAN B。 不足的地方很多，列举一些作为前车之鉴： 一是对天气的处理，因为相信天气预报，所以策划中没有提到如果下雨的PLAN B，这直接导致社庆当天整个流程的混乱，上午的场地由岩壁转到了舞蹈馆，场地太空、回声大、没有纪念意义、组织游戏变得十分困难，可玩性大大下降——还好临时找到了场地（给兵哥点赞），要是找不到该怎么办？！下午的沙滩游戏和沙画也都无法进行。 二是晚上的火锅电影，于万千方案中取了一个最麻烦的,并且在明知每个电磁炉功率2600，每条线功率2500的情况下，依然计划一条线放两个炉子而不在之前做任何测试——仅仅是因为图片展的经验。 三是漏掉了合影等重要环节。 四是对物资器材的准备。感觉物资的准备要提前到位，不要等到活动当天才由其他人带过来，那样的话如果坏了或者不能用就没有时间再去调整。像这次的麦克风没准备好，因为人比预想要多，加上环境很吵，主持人声音根本就听不到，导致前面两个游戏都没玩起来。 五是时间的确定，考虑到老人返程，社庆时间定在周六反而比周末要好。今年的问题是时间定在周六之后没有及时和老人做好沟通，大部分老人已经按3月16日（周天）买好了票。——事事早做准备，才会有余地。 出现这些很严重的疏漏，感觉首先是能力问题，跟我个人思考和处理问题的方式有直接关系，在这里跟大家道个歉！另外一些客观的原因可能是之前提到的，时间太赶，策划方案出来之后没有进一步推敲完善，以后这点应该特别注意。
再次，人员的安排和分工。 在组织和分配任务的时候要更注意每个人的特点。所谓“知人善任”，根据特点安排工作，往往事半功倍，皆大欢喜。举个简单的例子：图片展和社庆的发宣传群邮的任务分别交给了杨强、涛涛。事实上据后面了解，他俩都不会PS，估计以前也没做过类似的事情。一封邮件反复地改，很努力用心的在做，花大量的时间精力在上面，但效率很低，也可能影响他们自己的积极性。如果可以，让合适的人做合适的事，比如把宣传方面的工作交给美术学院的爽哥、亭毓，也许事情会更顺利。——当然，刻意培养队员全面发展另当别论。
最后，对于社庆主题的理解和协会精神的传承。 感觉这次在安排社庆的主题和新老传承这一块做的不够。讨论的时候是有想到，但是没有落实到具体的环节中去，只给出了一个笼统的请老人分享经验感悟，谁来分享，分享什么，设计什么样的方式和氛围来激发老人讲话这些都没想好，现场新老的互动交流做得比较差，不认识的还是不认识——这个点只能希望下一届有所突破了（我们今年想到但是没有实施的现场电话、视频连线，个人觉得是个不错的点子）。另外关于社庆的主题，并没有形成一个很明确有特点的东西贯彻始终，好像就是大家一起玩一下游戏，吃吃喝喝这样，想要把社庆办得更有新意，我想，这或许可以作为一个切入点。每年有一个不一样的主题，做不一样的事。比如今年是“徐妈餐饮，家的味道”那么设计的游戏或者活动就可以是与这个有关的一些东西：包水饺，黑暗料理大赛，后勤知识竞答这类——一个想法而已。 另外，有一种观点是说老人们回来其实就是见见想见的人，自己就能玩得很high。嗯，我感觉到的现实情况好像不是这样。组织很重要，具体明了可操作性强的方案很重要。 （二）现场的问题 现场执行的问题，其实都是筹备阶段的延伸——比如没有准备喊话器导致主持人声音太小无法组织等。今年主要在于场面比较散乱，活动间的衔接和组织做的不是很好，游戏没有玩的很high（实际上，因为没有预案，下午的所有活动都是临时拼凑，没有一个整体的流程）。 其次，现场工作人员的应变。在得知原计划下午的沙滩去不了之后，应该及时组织起来商量应对的方法和下午岩壁场地的布置，而不是等到所有人来了，现场比较混乱的情况下才想办法补救。 最后，违反了协会的两个原则需要检讨：一是安全，用电再不能这么儿戏，出了事谁也担待不起；二是节约，后来在食堂看到剩下那么多东西，怪难受，煮的时候应该要关注到大家的量。另外和外出一样，买后勤的时候应该要先有个大致的计划和预算分配，不要到了超市再“随机应变”，今年火锅原料中很多豆泡、丸子，有些重复，品类较单一。
二、好的方面 一是经费方面。个人感觉彩票是不错筹资的方式，操作性也还好。一方面可以将装备室一些空闲物资反馈给大家，同时彩票本身也能做成一种很好的纪念卡片；另一方面精神奖励可以作为一种游戏活动活跃气氛。需改进之处有两点，首先现场要跟大家说清楚这是一种为协会募捐的方式，上不设限；其次要控制好现场气氛，最好是在午饭时间进行。 关于经费，有老鹰问到今年为什么没有募捐这样一个环节。我不知道以前是不是都有，但随着协会的成长，老会员在拥有一定社会资源之后，愿意给协会一些反馈和资助也在情理之中。社庆不失为一个很好的时机和平台——但以何种方式，如何把握，以及如何使用和运作这些资金，也许慢慢会成为我们思考的一个问题。 二是场地的布置上，虽然今年临时换了场地，但整体布置的效果还是不错。用会服、装备以及冬训图片展用过的海报照片布置，经济有效。有一个问题是老人反映不希望他们那年的珍贵照片以这种方式使用。对此，一方面，据说这些照片在资料室都有备份和选择好的收藏；另一方面，建议以后雪山或冬训洗出来的照片（今年感觉拼图打海报比较好）可以贴在那种黑色卡纸上装订成册（装备室有一本这样的，效果很好）. 三是冬训队员的积极性都很高，在完成工作的时候很尽责，没有任何怨言。时间很紧，大家付出了很多精力，也牺牲了不少休息时间在完成社庆的筹备。比如军凯在凌晨一点的时候把翔安讨论完善的策划做好发给我，亭毓也是周五晚加班完成了彩票卷的设计、排版和内容整理，翔安的队员提前一天赶到本部准备后勤物资和排舞，杨强、许珂、泽双几个后勤队员为了更低的价格专门跑到沙坡尾菜场采购，还有一个人负责各种装备物资的伯乐，以及大家散去之后默默留在舞蹈馆收拾场地的小胖子……不一一列举，虽然这些都是应该做的，不足为奇，讲出来也没有什么意义，但直到现在还清楚记得社庆那天佳宜跟我讲的那句：韬哥，我饿了——心里很难过。大家都辛苦了！谢谢！ 最后，感谢所有冬训队员，感谢回家没吃成火锅的老鹰，感谢帮忙出主意的晓童；参加讨论并提出宝贵意见的彪、雨滴、饭桶、女王、学叔、小刚；感谢技术支持星号，写字的刘浩同学。 XUMA 新的一岁，愿一切都好！ 附件为策划方案 财务结算随后附上 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 备注：清单内“超市物品”为午餐食物，“火锅”一项为晚餐食材，因未保留具体
项目清单，只有总价发票，故合并列出 |
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雷达卡
发表于 2014-3-23 21:15:58
提升卡
置顶卡
沉默卡
千斤顶
显身卡
发表于 2014-3-23 23:01:44
发表于 2014-3-23 23:04:23
