本帖最后由 RoffyHwang 于 2018-6-3 11:49 编辑
东山岛外出队长总结&关于建立外出waitinglist制度的建议
【闲言碎语在前】
正如上次吃饭的时候镇宇说的“在协会混了那么多年，没当过队长像话吗？”我的内心其实也一直有想当一次队长的小憧憬，所以在18年的二、三月份就把我认识的徐妈毕业班小伙伴拉进了一个群，后来群渐渐发展壮大，从最初的十几人变成了现在的三十几人。几次谈及协会毕业班同学一起毕业旅行，追西、星志、橙橙都给了我很大的支持，嘉舜和协会现任管理层也非常同意我在论坛里开个毕业外出帖，所以就兴奋地开始搞起了事情。
虽然外出帖子是5月14日才发出来的，早在5月7日的时候就在群里发了一个群投票，通过投票决定将6月1日-6月2日作为毕业外出的时间。这次报名截止时间为5月22日，有七八个人都是在这一天报的名，感觉可以再推迟一两天截止，但不能像平时外出那样只提前一两天截止，毕业季大家都挺忙的，应该给各职务的人更宽裕的时间去准备。
【关于这次东山岛外出的反思】
1、虽然一开始很兴奋地想要组织一场徐妈毕业旅行，但是到了4月中旬伊始面临每天较高强度实习，经常觉得回别人微信都觉得心累，顿时觉得没有心力承担队长一职。所以当时发帖的时候，我对自己的定位就是“一个发帖子的人”，迫不及待地希望有人接替过队长一职，自己好把锅甩掉。结果问了下魅力值和威望值较大的星志，星志说自己每天家教实在忙不过来，所以无法承担队长一职，我就给了自己一个“临时队长”的称号。后来世杰报名东山岛外出之后，我就赶紧把队长一职转交给他。但是由于一开始是我组织的，很多事情大家还是询问我；世杰当时正在准备转专业考试也没有心力放在我们的毕业外出上，基本上处于职能被架空的状态；最后，我还是放心不下决定善始善终。总结：队长最好由毕业班会员承担，且一旦承担责任就无论如何负责到底。
2、队长在前期需要承担吸引、号召大家加入的职能，这一点我并没有做到。因为心里邪恶地默默期待人数千万不要满14人，那我就不用忙活了，所以帖子发出来后，我做的事情就是每几天转到群里去。不得不夸夸星志的魅力了，这次外出其实不少人是星志动员进来的，果然毕业外出还是需要有这样能动员大家参与的超级IP。
3、关于毕业外出的定性要清晰。这是本次外出存在的最大问题了，之前和嘉舜聊天的时候，嘉舜说“其实这个活动相当于是你们自己约的毕业旅行，不过是借协会论坛发了个贴子而已”，但是实际上这个活动得到了官方层面（微信公众号）的宣传，在组织形式上也沿用了协会外出的组织方式，算是一个半正式的协会活动，只不过因为是毕业外出，所以一些平时外出的规定会做相应的灵活调整。正因为这种游走于正式与私下活动的模糊定性，使得活动的组织过程中发生了不少问题：
（1）当初报名帖写的是“毕业班优先，同时欢迎非毕业班会员报名”，主要是担心毕业班人数报名人数不足，人均包车费用会比较贵，就想着开放一些名额给非毕业班同学，分担一下车费哈哈哈。
人数限制是订的是22或33人（33座小巴贵几百），结果报名人数是20人（橙橙和建平因为有50%的概率参加，我就给他们留了2个位置），自己对协会的包车不大了解，听了世杰说小巴只能坐18人，就劝退了2个非毕业班且大部分人都不认识的人。实际上，也有22人座的包车，但我当时没有多余的心力去核实这些事情了。当初自己发帖说欢迎非毕业班同学报名的，结果人数超了包车的容纳人数又劝退了几个非毕业班的人。真的感觉自己这样很不好！！！
建议改进：以后毕业外出就仅对毕业班会员开放，如果要对非毕业班会员开放，在人数超过之后就要有明确的筛选标准。这次是我处理得不好，对不起！
在我劝退了几个非毕业班同学后，报名成功的人中又有人退出了外出，感觉还是挺浪费名额的。所以建议协会外出报名可以建立waiting list制度，如果人数超了报名限额，不一定直接告诉没入选的人，可以询问他们是否愿意在waiting list里等待替补，如果有人在外出前退出，不影响安排的情况下，可以让waiting list里的人参与。
（2）人员加入随意，且不遵照截止时间。因为大家觉得这是私下约定的活动，所以在人员的加入上就比较随意。在截止时间之后，仍然有不少人私信我，问我能不能通融一下再让某某某加入，“反正包车还能再容纳几个人……”，这让我很为难。因为前期已经刷了人，后面又让其他非毕业班的人员加入会特别对不住前面那些被刷掉的人，所以我没有同意截止时间后要求加入的人。而且已经宣布截止了，又同意别人临时加入，一旦破了例，后面管理上就会很麻烦。但是也有人直接拉人进群，大家都很熟了，确实由于有人退出后包车还能容纳几个人再加入，出于私人感情我也很想和ta们一起外出，也就没有说什么了。正是由于这种模糊的界定使得人数的控制上出现了一些混乱。
建议改进：个人认为在人员的控制上，还是按照帖子里的规定来比较好。
4、其实发帖之后我也没做啥了。特别感谢后勤纳纳负责了住宿预订、廷江临时受任负责了大家的餐饮、世杰负责包车预定、星志拉了好多人并给力地拍了好多好照片、凯峰规划好了具体路线。两天的毕业外出中，Xumars都非常给力，外出才得以顺利圆满。
5、虽然住宿有纳纳预订，包车有世杰帮忙，但是队长还是应该留一下住宿老板的联系方式，不能把所有责任都推给后勤。比如第二天早上停电的时候，如果我也有住宿老板的联系方式，就可以早点打电话联系（纳纳那时还在睡觉）。包车方面也是，交给世杰之后我就一直没有过问，但是很多事情队长还是要亲自核实一下的。
【关于毕业外出的定性】
个人认为如果以后毕业外出在论坛里发帖了，就应该认为是协会的正式活动。一些外出的规则可以灵活调整，比如喝点含微量酒精的碳酸饮料这种事情，作为一生只有一两次的毕业外出应该不算过分。这次虽然住了海边别墅，相较于平时外出略显奢侈，但是人均费用也严格控制在300元左右，作为毕业旅行，应该也算是简朴了。在活动的报名和人员的控制上应该严格按照帖子执行。如果定性为私下约定的活动，就不应该在协会的论坛里发帖子。但是协会还是有一定的包容性和开放度的，私下约的活动已经不少，把2天开放给协会所有毕业生，有利于老徐们的情感交流。建议针对协会毕业班会员的外出，应该定性为协会的正式活动，这样在人员控制、职务分工上会轻松很多。
【个人感受】
开心！跟Xumars一起，逛逛超市，拍拍照，骑着电动在街道上兜风，一起做饭，一起收拾厨房，做什么都好。
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~分割线~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
【附件】通知短信
1. 出发前一天：
【儿童节东山岛外出】明天就是东山岛外出啦！！！
【集合时间&地点】本部同学【7：00】在南门老地方集合候车，翔安同学【7：30】在主校门集合候车。注意！！！本部是7点集合，翔安7:30是集合迟到罚做俯卧撑噢！车不等人，过时不候~
1. 一定记得携带【身份证】【身份证】【身份证】，学生证也备着以防不时之需；
2. 建议6月1日穿着蓝色会服，携带学位服；
3. 建议携带泳衣、拖鞋和换洗衣物；
4. 做好防晒防蚊工作；
5. 请再次去群里确认一下自己的职务，并做相应准备；
6. 开开心心来玩耍～一起度过属于我们的儿童节！
收到请【回复】“本部7点集合，翔安7:30集合”~
2.回来当天：
各位小伙伴们，东山岛外出已经结束~嘻嘻嘻，不过后续还有一点点小任务哟~
【截止时间】2018.06.07晚上22点
【小小任务】
1、这两天有自己垫钱买东西的，可以在明天之前报给财务——追西。
2、4位抒情队记——志婷、橙橙、建平、嘉颖在06.07晚上22点之前撰写好软文，发布在马蜂窝、小红书、携程游记、同城游记、艺龙游记、飞猪游记上，并将链接或截图发给纳纳（具体形式与纳纳对接）。建议在论坛上发布抒情队记，其他有感受想抒发的也可以撰写抒情队记，发布板块为【登山角-徐妈活动】里。
3、软文发布成功后，别墅老板退还200元后，财务——追西返还多余金额给大家。（截止时间2018.06.08晚上23：59）
4、摄影将照片上传至百度云，发布链接。
5、队长、领队、后勤队长、财务、文化建设根据需要撰写总结（不作强行要求，建议撰写），发布在【登山角-徐妈活动】。
鹭苇 2018.06.03 于厦门大学图书馆
| 
雷达卡
发表于 2018-6-3 11:35:08
提升卡
置顶卡
沉默卡
千斤顶
显身卡
楼主