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[一二九] 2014联络组、检录区(含物资回收)总结

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发表于 2014-12-19 22:44:42 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 why? 于 2014-12-19 22:49 编辑

厦大登协.jpg
2014第十三届定向越野挑战赛总结(联络员、检录物资回收)

亲身经历才明白要办好一场比赛有多不容易,尤其是涉及到的人数很大的时候,总会有各种各样的意外跳出来,越临近比赛突发状况就越多,超乎你的想象,哭笑不得。而在这种不确定的情况下,人的情绪很容易受到影响,脾气变得暴躁不安(淡定!),干其他事情很容易心不在焉,要好好修炼才能达到可以随时转换的境界,还是太年轻啊!补个觉伸个懒腰长舒一口气,和大家一起努力想要做好一件事的感觉真好!言归正传开始总结:

一、关于联络员:
1、 确认督促各院转发报名邮件
一般来说是我们把相关文件打包发给体育部老师,然后老师让学生发到各院体育部部长群里,同时要找体育部老师拿到各院部长的手机号码(也可以是你认识的部长什么的,方便后期了解群里情况,或者直接自己加群)。
发给各院部长时注意事项要另外提取出来特别说明,比如汇总邮箱、报名费账户、各院要确定负责人、要发给各个年级,不是所有人都会仔细看你发的东西,要简明扼要地告诉他们要做些什么。(不要遗漏了研究生,每个院情况不同,有的是本科研究生一起负责有的是分开管理的)
不是所有人都会看邮件,也不是所有人都加群了。重要信息在群邮里发完后要一一发短信给各院部长再次确认,短信没回复的就打电话,一定要确保所有人都收到了信息
差不多报名开始几天后可以问一下各院报名的情况(其实主要目的是确认各院都已经转发了报名邮件)
2、 报名表收取汇总,信息完善
到了截止时间就开始汇总各院的报名信息了,就是把所有信息汇总到一张excel里,这是一项非常浩大的工程!但是事后想想是可以避免的。
在一开始设计报名表的时候格式就尽可能按照最后汇总的格式来,不要为了美观把表格设计得太复杂,这样可以大大减少后期汇总的工作量,还可以让各院先把每个院的信息汇总在一份excel上,而不是简单的一份文件夹包含了若干份excel。(这一点可以参考学校各种信息收集的表格,一开始发放到个体手中的就是汇总表的格式)
报名表有的地方可以事先强制格式,否则出现这此次身份证号码后四位都变成0的情况就很坑爹了(因为数值格式显示的数字位数有限制),最保险的做法就是报名表自己先试填一遍看看有没有什么问题。
提醒各部长提交前检查信息是否填写完整及正确
3、 报名费收取
这个支付宝还是很强大的,记得催交钱,否则会有突然冒出来的说不参赛了,刚想说报名费不退还,结果发现根本还没交……

通过各院报名的好处是可以减轻部分前期报名的工作,但弊端就是多了一层中间环节,在传达的及时和准确性方面就有所欠缺了,从中各院负责人的靠谱程度也可见一斑,所以作为主办方我们尽量要把各方面考虑到,不能完全依赖各院负责人。

二、关于检录区和物资回收区:
检录区的工作主要是黄彦在准备,我就帮了一些忙,虽然她还一直觉得不满意,但我想说,和去年那种几百号人团团围住一个人的场面简直是好太多了!除了一开始几分钟有一点点混乱,简直就是秩序井然!主要是今年把所有队伍分成15个组编了号,分组检录,全场都按照编号来,赛前发短信也特别通知每支队伍的编号(不要指望参赛队员会自己看秩序册),由此也可见我们是在一年年进步的,越来越好~说一说还可以改进的地方:
1、 每个检录的桌子上要准备好回收物资的篮子或者其他盛放的东西,不然后期会混乱。
2、 检录区当天尽早开始布置,因为这是队员最先来到的地方,要布置得宽敞一点。
3、 不同区的编号要醒目贴在高处,贴在桌子前面的话,短时间如果有密集人流就会遮住看不见。
4、 比赛当天需要的物资尽早准备不要拖到最后一天,最后一天总有许多意料之外(期待着某一届比赛前一天没有人熬夜了~)

三、关于比赛其他
1、 每年的情况都是不一样的,比如赛制一改很多方面就会改变,所以要事先了解整体赛制,灵活改变。
2、 负责人布置任务设置缓冲时间,毕竟在deadline面前,不能保证所有情况都像你期望的那样顺利。(个人建议筹备时间可以再提早一点)
3、 短信尽量不要太长,大家都很没耐心看完,记得要有“收到请回复”(可以考虑把这个放一开始,有的人经常会忘记回复),没有回复的只能打电话过去了,要确保所有人都收到了信息。(短信常常会出现没发送成功的情况)这一点这次做的并不是太好,有的没回复的也没去跟进,导致后期还要返工。
PS:不知道有多少人会像我一样习惯性随手删短信,建议筹备期间还是尽量克制一下,指不定哪天你就后悔删了哪条短信。
4、 在比赛前后注意主办方的宣传,这次我们一门心思扑在筹备上,有时候一些必要的协会宣传就忽略了,比如会旗、logo,这一点红牛做得太好了!虽说有点喧宾夺主的感觉,感觉它成了我们最大的赞助商。(感觉定向越野赛的赞助可以好好挖掘哈~)
5、 场地卫生还是后来保洁阿姨提醒才想起来要多弄点垃圾桶,今年的红牛赞助也带来麻烦,不少人喝完直接就扔操场上了……(素质是一方面,垃圾桶少也是客观事实)

问题总是有的,我们有限的精力注定不能完美,但重要的是我们一直在进步!
幸好,有的是时间,慢慢长大~
BY 张楠
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2014第十三届定向越野挑战赛总结(联络员、检录物资回收)——张楠.docx

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发表于 2014-12-19 23:40:28 | 显示全部楼层
电脑发短信然后最后被禁了还不知道,手机误删了所有短信,不知道谁回复了谁没回复,然后又惊现句子不完整的短信,不知道大家收到的是完整的还是不完整的,然后一个个打电话去确认还有一堆关机无法接通的……原来以为简单地发个100多条短信也是这么繁琐的,大家辛苦了~会越来越好的!
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