2014联络组、检录区（含物资回收）总结

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2014第十三届定向越野挑战赛总结（联络员、检录物资回收）

亲身经历才明白要办好一场比赛有多不容易，尤其是涉及到的人数很大的时候，总会有各种各样的意外跳出来，越临近比赛突发状况就越多，超乎你的想象，哭笑不得。而在这种不确定的情况下，人的情绪很容易受到影响，脾气变得暴躁不安（淡定！），干其他事情很容易心不在焉，要好好修炼才能达到可以随时转换的境界，还是太年轻啊！补个觉伸个懒腰长舒一口气，和大家一起努力想要做好一件事的感觉真好！言归正传开始总结：

一、关于联络员：

1、 确认督促各院转发报名邮件

一般来说是我们把相关文件打包发给体育部老师，然后老师让学生发到各院体育部部长群里，同时要找体育部老师拿到各院部长的手机号码（也可以是你认识的部长什么的，方便后期了解群里情况，或者直接自己加群）。

①发给各院部长时注意事项要另外提取出来特别说明，比如汇总邮箱、报名费账户、各院要确定负责人、要发给各个年级，不是所有人都会仔细看你发的东西，要简明扼要地告诉他们要做些什么。（不要遗漏了研究生，每个院情况不同，有的是本科研究生一起负责有的是分开管理的）

②不是所有人都会看邮件，也不是所有人都加群了。重要信息在群邮里发完后要一一发短信给各院部长再次确认，短信没回复的就打电话，一定要确保所有人都收到了信息。

③差不多报名开始几天后可以问一下各院报名的情况（其实主要目的是确认各院都已经转发了报名邮件）

2、 报名表收取汇总，信息完善

到了截止时间就开始汇总各院的报名信息了，就是把所有信息汇总到一张excel里，这是一项非常浩大的工程！但是事后想想是可以避免的。

①在一开始设计报名表的时候格式就尽可能按照最后汇总的格式来，不要为了美观把表格设计得太复杂，这样可以大大减少后期汇总的工作量，还可以让各院先把每个院的信息汇总在一份excel上，而不是简单的一份文件夹包含了若干份excel。（这一点可以参考学校各种信息收集的表格，一开始发放到个体手中的就是汇总表的格式）

②报名表有的地方可以事先强制格式，否则出现这此次身份证号码后四位都变成0的情况就很坑爹了（因为数值格式显示的数字位数有限制），最保险的做法就是报名表自己先试填一遍看看有没有什么问题。

③提醒各部长提交前检查信息是否填写完整及正确

3、 报名费收取

这个支付宝还是很强大的，记得催交钱，否则会有突然冒出来的说不参赛了，刚想说报名费不退还，结果发现根本还没交……

通过各院报名的好处是可以减轻部分前期报名的工作，但弊端就是多了一层中间环节，在传达的及时和准确性方面就有所欠缺了，从中各院负责人的靠谱程度也可见一斑，所以作为主办方我们尽量要把各方面考虑到，不能完全依赖各院负责人。

二、关于检录区和物资回收区：

检录区的工作主要是黄彦在准备，我就帮了一些忙，虽然她还一直觉得不满意，但我想说，和去年那种几百号人团团围住一个人的场面简直是好太多了！除了一开始几分钟有一点点混乱，简直就是秩序井然！主要是今年把所有队伍分成15个组编了号，分组检录，全场都按照编号来，赛前发短信也特别通知每支队伍的编号（不要指望参赛队员会自己看秩序册），由此也可见我们是在一年年进步的，越来越好~说一说还可以改进的地方：

1、 每个检录的桌子上要准备好回收物资的篮子或者其他盛放的东西，不然后期会混乱。

2、 检录区当天尽早开始布置，因为这是队员最先来到的地方，要布置得宽敞一点。

3、 不同区的编号要醒目贴在高处，贴在桌子前面的话，短时间如果有密集人流就会遮住看不见。

4、 比赛当天需要的物资尽早准备不要拖到最后一天，最后一天总有许多意料之外（期待着某一届比赛前一天没有人熬夜了~）

三、关于比赛其他：

1、 每年的情况都是不一样的，比如赛制一改很多方面就会改变，所以要事先了解整体赛制，灵活改变。

2、 负责人布置任务设置缓冲时间，毕竟在deadline面前，不能保证所有情况都像你期望的那样顺利。（个人建议筹备时间可以再提早一点）

3、 短信尽量不要太长，大家都很没耐心看完，记得要有“收到请回复”（可以考虑把这个放一开始，有的人经常会忘记回复），没有回复的只能打电话过去了，要确保所有人都收到了信息。（短信常常会出现没发送成功的情况）这一点这次做的并不是太好，有的没回复的也没去跟进，导致后期还要返工。

PS:不知道有多少人会像我一样习惯性随手删短信，建议筹备期间还是尽量克制一下，指不定哪天你就后悔删了哪条短信。

4、 在比赛前后注意主办方的宣传，这次我们一门心思扑在筹备上，有时候一些必要的协会宣传就忽略了，比如会旗、logo，这一点红牛做得太好了！虽说有点喧宾夺主的感觉，感觉它成了我们最大的赞助商。（感觉定向越野赛的赞助可以好好挖掘哈~）

5、 场地卫生还是后来保洁阿姨提醒才想起来要多弄点垃圾桶，今年的红牛赞助也带来麻烦，不少人喝完直接就扔操场上了……（素质是一方面，垃圾桶少也是客观事实）

问题总是有的，我们有限的精力注定不能完美，但重要的是我们一直在进步！

幸好，有的是时间，慢慢长大~

BY 张楠

F.D.R

电脑发短信然后最后被禁了还不知道，手机误删了所有短信，不知道谁回复了谁没回复，然后又惊现句子不完整的短信，不知道大家收到的是完整的还是不完整的，然后一个个打电话去确认还有一堆关机无法接通的……原来以为简单地发个100多条短信也是这么繁琐的，大家辛苦了~会越来越好的！