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[一二九] 2014宣传组、物品寄存区总结(邱亭毓)

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发表于 2014-12-24 01:41:42 | 显示全部楼层 |阅读模式
2014宣传组、物品寄存区总结

邱亭毓

宣传组:组员邱亭毓、杨雪莲、黄涛涛、叶毅成、焦杨文瑛
原定任务:
设计海报、幕布、横幅
制作宣传视频─(分配给涛涛,后来找无合适素材所以没做)
制作纪念品─(后来又说不用做了…)
组内财物预算

【实际任务&具体分配】
海报─报名前一周11/29-12/5张贴,可续申一次贴五天。(本部7张含餐厅前展板、翔安2张)
幕布─报名前一周11/30-12/5张贴, 需请物资组先确认借到的展架尺寸(4米*6米)。
由于这次风大,原本是直接爬上架子用易拉节绑,但大概是不够紧,第一天幕布即被吹翻、扣环撕裂。后是隔天重绑。建议以后还是将幕布架放倒绑会比较紧,必要的话在中间穿孔拉横线固定(虽然较不美观但牢固)。基本幕布与海报同款,注意扫瞄的二维码放在1米左右位置扫比较刚好。
报名群邮─原定报名截止前2周发出,但后来有点拖延11/26才定稿发给体育部。
由筹备组拟好比赛规程、宣传调整格式并编辑群邮模板在由筹备组定稿发出。建议这个要提前做,并在群里发出大家校正,一来一往修改有点费时。后面一些修改意见如校级比赛、奖品信息等来不及更新。另外幕布宣传完后收好可移至比赛当天悬挂效果不错。
赞助商横幅─这次赞助商多(三家)加上比赛名称很长,60*400印的有点小,效果不太好。
地图的绘制─由筹备组与各区负责人拟定,宣传组绘制。放在秩序册里,需制作三张大图比赛现场张贴。
主席台大横幅─经老师同意制作,1米5*20米效果很好,但悬挂不易,要备30米粗绳及玻璃绳。
秩序册─这次印了黑白500份(一本约4.5元)、彩印20本(一本约15.5元) 内容共40页起马钉装,因报名截止日12/5完后名单汇总的晚,又因人数暴增后须修改地图及内文,所以直到10号晚上才定稿,11号送印,当晚的培训就要用差点来不及....最后是分送三家赶印(三家价钱不一样),下次可以注意一下时间协调。另黑白打印尽量不用深色底色。
参赛证明─总计1331份,可提前跟体育部借印章将档案P上,1000份以上送厂印便宜很多,但送厂印要提前三天。
奖状─团体+个人101张,少量无法送厂,a4一张2元
工作证─分别有总裁判长、裁判长、工作人员三张,依工作吊排数量分配打印。
邀请函─原本没有说要做,直到赛前一周斌哥才跟我说要做....有点匆忙,导致后面发送也有些晚…尽量提前一周,有些可发电子版可将名称先P上。
号码布─郑老师联系,一张 1.05块,排好版式,数字部分印刷店会处理,送印要三天。
比赛地图─A3大单面打印,若送厂印1000多张可以压到一张8毛,但最后因为改图所以还是送快印一张1.8块,2-3小时会好。图稿部分还是尽快确认好再送印,这次还好打印店纸不够所以没有先印,后来才来的及改图。
微信推送─这部分是由玲燕帮忙写稿发送,也有请文瑛帮忙写一份定向简介。如果提前准备内容多一点的话可以多发送几篇。并在两个协会微信微博上都推送,这次疏忽了。
摄影部分─后交给涛涛负责,由他拟定摄影摄像计划并负责分配。
礼品、纪念品─最开始说是要邀请校外队伍要送的纪念品,后来又说不搞校外邀请赛,所以就没有做了。但直至赛前当周才又发现没有礼品送赞助商跟到场的老师记者媒体等,建议还是要做,并提前讨论规划。

以上,本次宣传部负责的部分大致如此。都是些零散很琐碎的东西,建议之后各部门要跟宣传做好交接,(例如赞助商的信息、二维码图档等。各类打印物资所需要的数量、对象包括展版尺寸等。)不然宣传这里老是要帮大家改图改来改去也很麻烦。
感谢后来晓丹、碧容、斌哥、栋俊帮忙校正秩序册,还有韬哥提醒邀请函的时间,然后宣传这边还是要尽可能提前给大家校稿,这次幕布赞助商还是出了一点小错…然后大家对于对外的宣传物资尽量一起帮忙校正,不要印出来了才在X@%*#...其他暂时还没想到,欢迎大家补充。

寄存区总结
今年新增加的寄存区,原本规画是跟检录一样照出发批次号码分流,8张桌子,8位志愿者,准备15个协会帐篷依序编号将寄存的包放入。但实际操作后出现许多问题。
1.先是一开始帐篷的位置没有规划好,造成摆放麻烦。原本想用协会帐篷是想说单个独立也比较有封闭性感觉物品不会暴露在外面比较安全,但是当日一早搭帐篷也花费了不少准备时间,以后可以直接规划好区域直接摆地上成一直排,一列一列的会比较好操作。
2志愿者估算的太刚好,结果当天有2位缺席导致人手不够。还好有其他区的人手来帮忙,才勉强完成。
3寄存时的标签,寄存时会请队员签名并在包上贴标签,但这次买的标签贴纸没有先测试结果不黏,后面掉了很多导致包无法辨识。之后改用纸胶带写比较牢固也方便撕,以后可以多准备一些纸胶带。
4.寄存说明,虽然之前有知会一队一个包只限寄存一次,衣服不寄存。但当日还是很多人搞不清楚状况会跟你争辩。现场可能还是要有明显说明牌,或在桌子上张贴提醒避免人反复存取。衣服的部分因天气不让人寄存也不太合理,只能帮他们尽量缠成一份,包的话多备一些胶带缠着提带头的地方比较不会掉。
4.寄存时间也要明显公示,开跑后过点不予受理,这样工作人员也才有时间将包整理排序方便后面一波人的领包工作。
5.警戒线,虽然有拉但人一多还是会有人跑进来放个衣服还是拿个水什么的,要多设两名巡逻员看守比较好。
其他,大家想到再补充。

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