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[社庆] 13周年社庆总结

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发表于 2015-3-26 22:33:27 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 林碧容 于 2015-3-26 22:34 编辑

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13周年社庆总结
   谢谢好天气。
说说社庆吧。
一、    策划阶段
1、         策划时间
3月5号接到要办社庆的任务。资料部和论坛有去年以及前年的策划和总结,而且像徐妈跨年晚会、观影活动等类似的活动也可以借鉴。前面几天一直在看资料。对于流程有了大致的了解之后,写策划主要在于社庆主题、游戏以及每一部分负责人的确定。一个人上课也想下课也想,还看了好多综艺节目他们周年庆是怎么做的,也上网查一些适合玩的游戏。事实证明多找人商量商量总是好的。因为觉得得有点东西才能拿出来给大家讨论,所以自己埋头改策划到了11号(星期三)才叫了辰祥怀志星志出来讨论策划的问题,后面又找了韬哥他们商量,也给了很多建议。其实策划可以早早地找人开始商量,把握住大体的环节后里面内容可以边修改边确定。本来今年有想定个主题的,体现协会精神传承等的,后来因为与流程中的环节关联困难所以到后面还是没有定下一个主题。另外策划要提前一个礼拜交给社联。尽早把策划定下来,后面细节问题才有更多的时间去完善。
2、         邀请函问题
    邀请函要提前一个礼拜发给已经毕业的老人,因为很多毕业的老人要尽早通知他们才好安排自己的行程,邀请函属于比较正式的,可以通过论坛群邮或者短信发出去。今年本来想请一些不能到场的老人录制一小段视频现场可以放出来,后来因为时间以及老人的联系方式等问题没有做成。另外还要再写一篇更加详细和吸引人的活动预告用于群邮微信等的推送。
3、         前期准备
策划尽早定下来之后找前期准备阶段各个组的负责人面对面地交流说一下任务安排和完成的时间,这个非常重要。大家坐下来开个会,每个人都更有参与感,压力会减小很多,头脑风暴一下,会迅速出现更多更好地点子。大家有充分的交流,负责人对于自己的任务会注意到更多的细节,比如物资和道具就可以一项一项地列出一个非常清晰的清单,讨论一下能避免很多麻烦。注意每个人的性格特点和接下来是不是很有时间,另外要注意在截至日期前要跟进一下各组的进度,物资道具场地等要提前准备到位。
4、         Plan B
   主要出现的就是天气问题。所以谢谢今年社庆的好天气。如果下雨,很多活动岩壁开展不了,就需要在策划阶段想好应急预案。场地的租借、现场的布置、当天活动的流程,一定要充分考虑清楚和准备好。
二、    现场问题
今年现场出现的问题比较严重,因为事先主要侧重于策划对现场的一些细节问题没有充分讨论。
1、         分组问题
    定的时间是九点半开始,因为路途比较远的比如翔安和很多老人赶过来的时候已经过了九点半了,这时候就出现很尴尬的问题九点半了可是很多人还没到到底是开始还是继续等。人员进来签到后每人发一张号码卡,引导组的人应该要及时把到场的人数反馈给主持人。宣布完分组情况后后面还是陆续有人进场,这时候已经分完组了,引导组的还应该时刻注意着进场的人,然后根据人数直接告诉他们自己是哪一组的可以直接参与到游戏中去。游戏总是以组进行的,所以分组情况是很重要的。
2、         现场秩序问题
这次主要的是这个问题,现场有点混乱甚至还有一点小争吵,想说声抱歉。现场秩序主要通过主持人的安排以及工作人员的配合引导,因为事先没有跟主持人和游戏协作有充分的交流,所以现场秩序很混乱。对于游戏的规则没有很好地表达清楚,时间没有控制好,尤其是后面的拍卖环节,到了一点多才合影结束,大家吃完午饭匆匆忙忙地去白城。建议主持人的台本一定要事先跟大家排一遍,多点人一起排一下,大家以观众和工作人员的视角指出存在的一些问题。很多游戏中的细节问题也是过了一遍之后才能发现。
3、         晚餐问题
    今年考虑到岩壁电压不能承受那么多的电磁炉本来准备直接去饭馆聚餐的,后来很幸运借到了用gas的锅,所以在岩壁晚餐。因为事先没有很好地安排好所以导致了后勤下午没有在沙滩玩一直在准备晚餐的食材和蛋糕,也是很抱歉。建议有些东西还是前一天都准备好,虽然本来想中午去买会比较新鲜,时间绰绰有余但是因为结束得晚有些人中午又有其他事情,所以时间有点紧。

很感谢韬哥和很多老人,给了很多建议和帮助。之前一直以为练舞很困难,结果大家都特别认真,冬训下来大家之间的默契,互相间的宽容和陪伴。也谢谢编舞以及一直很耐心地教我们的龚晶。大家任务布置下去之后虽然很多人这段时间也很忙,不过也没有怨言特别认真地完成。

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附件是策划和财务

社庆财务明细.xlsx

12.07 KB, 下载次数: 8131

后勤清单.xlsx

9.53 KB, 下载次数: 7498

厦门大学登山协会13周年社庆策划书最终版.doc

391 KB, 下载次数: 7686

发表于 2015-3-27 00:37:44 | 显示全部楼层
看到你的很抱歉,但我也听到很多人说今年社庆很不错,宝盖头
 楼主| 发表于 2015-3-27 00:54:30 | 显示全部楼层
ccc1013 发表于 2015-3-27 00:37
看到你的很抱歉,但我也听到很多人说今年社庆很不错,宝盖头

竟然还没睡
发表于 2015-3-27 00:59:29 | 显示全部楼层

上来找资料的,没找到,顺带把去年骑行队队记看了,挺逗~~~嘻嘻
发表于 2015-3-27 08:50:06 | 显示全部楼层
现在办一次活动都会有盈余啦  厉害的少年郎~
发表于 2015-3-27 18:24:23 | 显示全部楼层
ccc1013 发表于 2015-3-27 00:59
上来找资料的,没找到,顺带把去年骑行队队记看了,挺逗~~~嘻嘻

有看我的吗
发表于 2015-3-30 19:43:38 | 显示全部楼层
反正蛮开心的=。= 挺好的
发表于 2015-3-30 23:31:25 | 显示全部楼层
社庆很开心,办得很好啦!
发表于 2015-4-2 13:18:15 | 显示全部楼层
早上很开心啦~~~~
发表于 2015-4-2 13:19:23 | 显示全部楼层
虽然下午没去,但看到大家都很开心的撒~
发表于 2015-4-2 13:19:55 | 显示全部楼层
还有,晚上的火锅很有气氛很好吃~~
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