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设立协会文件解密机制的构想

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发表于 2017-11-8 13:02:03 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 谋了个哲 于 2017-11-8 13:10 编辑

承认有点标题党了,正式标题应该是“设立协会内部文档公开机制”。下文将阐述的核心观点是:定期将往届理事会、部长会的讨论内容和会议记录等文件放到公开的平台上,以便让更多会员和关心关注协会的人士看到


******************************

【引言】

先随便扯点东西。大家可能听说过美国“机密文件解密机制(Declassificaiton)”这个概念。它指的是美国政府会定期公开政府机密文件,例如12958号总统令中的表述:
                Sec. 3.3. Automatic Declassification. (a) Subject to paragraphs (b)-(e) of this section, on December 31, 2006, all classified records that (1) are more than 25 years old and (2) have been determined to have permanent historical value under title 44, United States Code, shall be automatically declassified whether or not the records have been reviewed. Subsequently, all classified records shall be automatically declassified on December 31 of the year.
即超过25年的政府机密文件除特殊情况外都会自动解密。美国国家解密中心网站 https://www.archives.gov/declassification/ndc

政府文件需要保密不难理解,但是为什么要解密呢?而且美国等国家是以政府主导来主动解密(而不是靠维基解密这种民间力量),那么只能说明一个问题,就是这些文件的密级具有时效性,但在事件过后,文件本身又具有极高的研究价值,因此才会解密。概括地说就是,这些文件:1)事后没必要保密;2)有意义,有研究价值。

那么这些文件有什么价值呢?显然不可一概而论。我室友是研究“谈判”的,对于他来说,这些资料能够反映出当时的决策是受哪些因素的影响。又例如研究二战史的学者就可以根据这些文件来更真实地还原历史。当然了,飞碟发烧友也能从解密的文件里找到不明飞行物的目击报告等等。

并不是说这种机制完美无缺,但确实有其可以借鉴的地方。


【内部文档】

回到正题,咱协会的优良传统之一就是能用文字资料将很多事件存档,我想这应该是老大风格的一种延续。老大张宏宇不仅擅于用文字记录活动细节,还擅于把很多心理活动用文字固定下来,使得我们后辈仅从字里行间就能与十五六年前协会的那些人产生共鸣。XUMA的历史上还产生了很多位金牌队记,从他们(通常是她们)细腻的笔触中,大家一读仿佛又回到了雪山,感动得不行不行的。

协会似乎已经习惯于用文字来抒发一切情感,感性的,理性的。这一点我想只要水过论坛的都有所感触。比如我们能看到树树前不久刚发出的发人深省的建议贴(http://xiadadengxie.com/bbs/foru ... =2424&extra=&page=1),也能看到海伦写给同届部长们充满期许的真情流露(http://xiadadengxie.com/bbs/foru ... =351&extra=page%3D1)。每当读这些文字,我总会有一种莫名的感动,我想这也是协会最吸引人的地方之一,有时候逛论坛真是一个给自己打鸡血的好方法呢!当然了,澄清一下我并没有像老大所说的沉溺于协会不能自拔,不敢跳出这个圈子,只是利用5%不到的闲暇时间发挥发挥余热罢了。上周末跟美帝的小伙伴们去Yosemite攀岩这种事情我会乱说?

协会不断产生着越来越多的文字,除了那些大家都能看到的队记、总结外,还有一部分是理事会和部长会内部的资料,比如论坛中有一个“部长会议室”的专版是有权限的,一般会员看不到,我是版主所以能看到但是不能发言,另外还有没有其他我也看不到的板块,我不知道。此外,理事会、部长会通常也会有自己的群邮。这里,我把这些只有某些特定群体(比如协会管理层)能看到的文字称为协会的“内部文档”。基于我没有统计数据的、定性的判断,内部文档所占协会总文档比例应该只是很小一部分,但是其中很多都具有极高的价值,后面详谈。

这些内部文档可谓包罗万象,为了接下来的讨论需要,我想大致给它们分个类。

第一类:会议记录。通常是流水性质,简明扼要阐述议题和大家的观点。

第二类:任职规划和工作总结。通常新一届部长们会对自己未来一年的工作写一个规划,任期结束时也可能会总结一下,另外会长和理事长似乎都有写任职总结的良好习惯。

第三类:写给他人的话。理事和部长们常常会给其他理事和部长写一些话,包括期望期许、感情沟通、团队建设等等。又可细分为两类,一类是以协会建设为出发点的,例如丽娜写给宣传部的话(http://xiadadengxie.com/bbs/foru ... =957&extra=page%3D1),不妨统称为“公事”,另一类是单纯个人情感沟通的,例如有些会长卸任时会给每个人写一段话,可能会是感谢、评价、建议等等,再例如A可能会通过文字的形式来消除与B之间的误会等等,对此不妨统称为“私事”。

第四类:在线会议。现在协会如何运作我不太清楚,我们那个年代论坛坏了,QQ群邮件成为大家相互交流的主要渠道,每个管理层的会员可能都会有 N > 5个XUMA的群,包括新生群、部长群、理事会加部长会群等等。因为很多时候部长会不能及时召开或者没必要现场开,那么处理一些事情时候,大家就跟帖讨论,相当于一种在线会议。特别是为一个半成品的策划征求意见时,这种方式似乎很高效。大家可以从“老鹰之家”板块我做群邮搬运工的很多帖子中窥管见豹。

第五类:协会固定性文件。包括章程啦,规章制度啦,CIS系统(包括VI)啦等等,通常是部长会刚成立时统一发的,这些文件本应该属于公开文件,但有些没有,所以也先列上,后面详谈。

第六类:乱七八糟。什么生日聚会啦,约饭约架啦,反正就是非常私人化的


【文档公开】

首先,我们来分析这些文档为什么是内部的。说到底,协会奉行民主集中制,管理层的决策也并没有必要接受普通会员的监督,理事会把关就行,因此第一、二、四类文档里谁说了什么谁赞成谁反对并没有必要公开。第三类主要涉及团队建设,其实就是管理层的自我凝聚,所以也没有公开。第五类的成因上文已经提及,第六类就不说了。

那么,既然这些内部文档顺理成章,为什么我又提出了【内部文档公开】的设想呢?简单说是这样:这些文档中的某一些只是有时效性的“内部”,而其本身蕴含着更大的作用。既然这些文档已经被辛辛苦苦写出来了(说实话,用心写几百字不容易),何不让它们发挥更大价值?其实想想看,协会有什么文字是真的值得保密,无法让别人看到的吗?我觉得并没有。注意:我指的是协会层面的文字,不包含通过协会认识的人之间的私人交流。

第一类忠实记录了每一次会议,这样日后翻阅起来也能获得很多有用信息,比如某项大型活动当时的部长会到底是多久前开始筹备的。第二类的价值在于,一些工作做得比较好的部长和理事,他们的规划和总结其实能够体现出一种认真踏实的作风,而这种作风可以鼓励和影响更多人。同理,第三类的“公事”部分和某些“私事”也能起到同样的效果。第四类能够反映一个决策是如何做出的,特别是大家针锋相对各抒己见的讨论,其实是协会办事风格的很好体现。此外,很多内部资料其实共同给会员们传达了一个信息:管理层是真真正正在做工作的,即使有时候并没有达到大多数人的期望。

反过来,如果不公开,一方面既有的文字没有完全发挥其作用,另一方面很多历史也无法探寻。比如关于竹蜻蜓是怎么独立的,现在的孩子们都是道听途说,并没找到真正的文字记载,甚至对协会现在该如何跟蜻蜓进一步发展关系造成了困扰。【小剧透一下:我在群邮里找到了一些文字记录,等不忙的时候整理整理发给大家看】

举例说明,还是“丽娜写给宣传部的话”。这本是一个内部文档,我们(我,韩珂,朱伟峰,陈淑琴)都是被抨击的对象,在当时如果每个会员都能看到,不免会对宣传部对登协有不好的印象,但是现在发出来,这种印象的成分不那么明显了,相反给大家的感觉是:1)协会运作中遇到问题,是会有人提出批评的;2)协会办事风格就是如此直接,对事不对人,打开天窗说亮话,指出问题所在却还能成为挚友。

再举例说明,在“报告会后写的一封信”帖子下(http://xiadadengxie.com/bbs/foru ... 2424&extra=page%3D1),我提到嘉舜给部长们工作总结的回复。这些文档目前是内部的,我也觉得没必要公开,不然难免大家会认为目前的哪哪哪个会长是不是不够尽责啊什么的。但是这个时效性会慢慢消退,试想再过两年,如果这些东西能让大家看到,大家一定会觉得,协会的严谨踏实的工作作风是渗透在方方面面的,相比之下,对于哪个部长是不是尽职尽责了的追究几乎会弱化为零。

所以总结一下,我所倡导的是,一些“内部文档”随着时间推移,应该让更多人看到,让那些已经存在的文字发挥更大的价值,以励后人。


【具体操作】

其实很难。问题一旦落到实处,尺度往往不好拿捏。比如说,第一类里会有XXX迟到,XXX没请假缺席等等的记录,如果让谁都能看到,可能会影响当事人的声誉。同理,第二类中,部长们如果没做好工作,可能只想向同届部长会检讨,并不希望人人皆知。第三类希望啊期许啊团队建设啊什么的(比如辰祥的http://xiadadengxie.com/bbs/foru ... 2153&extra=page%3D1)倒是没什么,作者通常都是情真意切,但是个别段落也许也会诚恳地批评其他人,这样的文字也有可能影响当事人的形象。第四类,针锋相对时难免也会忘记“对事不对人”的原则。所以如果各位看官看了前面觉得有些许道理的话,看到这里是否也觉得问题棘手了呢?

其实公开内部文档大体有两种方式:一种是给更多的人更高的权限,但是操作起来要复杂很多,而且总会有新会员无法接触;另一种就像大家当搬运工一样,把内部文档放到公开的板块,这样谁都可以看到了。

我建议,第一类可以不完全公开,因为对普通会员确实也没有太大意义,更多是对管理层的,所以给管理层更高的论坛权限就可以了,现在协会就是这么做的,保持现状就可。第二类可以由当事人或者当届负责人在卸任时(或者毕业时)顺手公开一下。第三类、第四类得根据具体文字内容决定,最好也能有专人在恰当的时间节点统一整理。第五类本来就应该公开,没有公开的可以查漏补缺(VI系统AI文件倒是没必要公开,会标的样子、配色什么的信息应该公开)。

另外,目前包括我在内的好几个人当文字搬运工,干得其实就是这个事儿。此贴的初衷是希望这个工作能得到更多人的重视,乃至明确确定为理事会和部长会总结工作的一部分。

以上就是我对内部文档公开的一些想法,有没有道理,具体怎么做,大家说说看。









发表于 2017-11-9 13:56:17 | 显示全部楼层
原来楼主姓谢,我一直以为姓谋呢
发表于 2017-11-8 18:21:25 | 显示全部楼层
看了看我写的会议记录,发现真的写的好渣....大家观点多语速快,有些没能来得及写下,就再也记不起来了....

点评

我们开会都会在桌子中央摆一只录音笔。  发表于 2018-3-26 19:43
发表于 2017-11-9 09:20:40 | 显示全部楼层
你的帖子总是这么严谨、有料、有思考
发表于 2018-3-26 10:31:08 | 显示全部楼层
我现在就有一堆机密文件不方便公开,但是想给以后的人看
发表于 2018-3-26 14:07:20 | 显示全部楼层
文丰 发表于 2018-3-26 10:31
我现在就有一堆机密文件不方便公开,但是想给以后的人看

啥??黑照吗?

点评

保密  发表于 2018-3-27 09:14
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