本帖最后由 Lexie 于 2020-2-23 21:05 编辑
之所以花了很多时间写出这一篇报告会、出征仪式心得总结的原因是为了下一届人可以直接在这篇帖子里了解如何办报告会（当然我的经验也是有很多不足之处），之前在筹办报告会和出征仪式，向往届负责人咨询时，常常得到的答案是“我已经忘了之前xx的细节”类似的答案，这样的恶性循环导致每一届所做的都是花大力气到处询问之前是如何办这两个活动，而得到的答案往往是只言片语不完整，导致错误连续发生，所以才会有老徐们报告会和出征仪式越办越差的印象。（比如说在借展板挂旗帜上，我问过上届负责人，得到的是非常肯定的答案：不需要借，所以我就没有让物资组借展板，到最后一天，我才知道上届出征仪式就因为在在墙上粘贴赞助旗帜被社联警告，导致最后一天还在各种想方设法借物资，还被会长骂说“是个一无是处的人”。）网盘里关于这两个活动的总结只有一份，还是好几年前的。我知道这篇发出来跟抒情队记在点击量没办法比，但我认为一份详细的总结才是让这个协会活动越办越好的关键，以后的人不需要再绞尽脑汁去问去年负责人，而是通过总结对活动有更好的了解，在此基础上加以创新。为了更好地说明，我尽量把所有细节配图并在图片上进行标注，希望以后的人看到这一篇能有所收获。 负责人总结： 负责人是把控大局，不是用来帮人问话的，我这次做得最差的地方就是：做具体事项负责人的桥梁做得太多太累，例如负责打印海报的人发现海报有问题不是问海报设计人，而是让我来联系海报设计人，我作为中介肯定会有传达不清楚的地方。以后的的负责人要记住一点：直接让具体事项负责人自己对接。并且当某项具体事项负责人（例如海报设计者）不知道怎么做时（例如不知道海报具体要设计成什么尺寸），直接让他联系往届负责海报设计的人，而不是由总负责人去问。我要DISS协会论坛，好不容易在word改好的格式变成这样子！！！（谁能告诉我为什么每张图片下面都会有硬盘地址） 一、海报 （一）海报设计：内容描述：设计制造暑期报告会海报，定期跟进时间更换。海报设计完成日期：2017年10月7日。数量：7张。及时推出海报翔安版本和本部版本的，此次因为场地不停改动改了很多版，还出现海报比例出错这种不该出现的错误。（宣传部要注意本部翔安的海报格式比例） （二）海报申请张贴时间：2017.10.18晚。 翔安6张，一期二期三期四期宿舍各一张，两个食堂各一张。本部：5张海报，南光、勤业各一张（这两个不用申请海报栏，申请展板即可），剩下三张三家村、凌云、白城，若这三个海报栏位无法申请，可以申海滨。负责贴海报的人员贴完之后要拍照，可以加入赞助回报，除了海报最好把周围背景拍进去，尽量把照片质量拍好些。时间出现更改时需要改海报上的时间地点时，，用普通打印纸在上面覆盖就可以。 二、礼物
（一）明信片经典白卡350g 明信片材料选择白卡双面，价格0.38。设计尺寸为14.8*10，四周各加3mm出血位。此次共订购240张明信片（该数量包括图片展所用明信片） file:///C:/Users/ADMINI~1/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image004.jpg明信片部分选图 （二）书签书签24张x12套 共288份，300g铜版纸。剩下12份随机打印，总共300。张。书签300张由露露下单（卖家出现问题，迟迟不发货）。 （三）报告书
1. 校对报告书报告会那一周的周四（2017.10.19）才完成，晚于计划时间（原定2017.10.18前打印完成），导致制作的时间有些紧张，来不及审核笔误、语病，只能审核设计排版、赞助之类的问题。 2. 赞助商拓普森:2017年厦门大学登山队指定户外用品赞助商 高特：厦门大学登山队运动眼镜指定赞助商 MOUNTAINGYOYO（迈悠悠手杖）：厦门大学登山队登山杖指定赞助商 ALPCHEF山之厨冻干食品有限公司：厦门大学登山队冻干食品指定赞助商 其他商家是：2017年厦门大学登山队赞助商 file:///C:/Users/ADMINI~1/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image006.jpg
3. 打印报告书至少要提前2天交付打印（线上需要提前一周交付打印），根据往年20数量是差不多的，没来参加的领导也需要送达，即使有剩下的，也可以作为后来会员订购。2016年报告会是在网上打印的，价格较便宜。 报告会前打印具体信息（线下打印特别贵）： 赞助商1本，校长书记副校长3本，学生处处长1本，体育部主任1本，团委副书记1本，协会指导老师1本。总共线下打印8本。封面250g覆膜，内页骑行队200g（70元/本），登山队128g（100元/本）。（128g铜板比80g彩贵4毛，但厚一些纸也要亮，更高级。） 报告会后打印具体信息（寄给赞助商）： 寄给赞助商选择将之前一百多页的报告书缩减成50页，把成本控制在每本20元，共7本。A4，内页80克彩色。双面"打印，封面250克铜板纸胶装，每本报告书加赞助商大幅的海报。 file:///C:/Users/ADMINI~1/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image009.gif
（三）礼物分配1. 2016年报告会的礼物准备情况明信片和速干裤(或速干衣或者外套)。因为2016年骑行队和登山队的明信片有多余，没有另外打印(装备室里有往年剩下来的明信片，可以备用)。原本打算做个印有登协标志的钥匙扣，因为时间来不及也没有成。速干裤是因为去年剩下来的赞助较多，也当做礼物送了。另外去年也有考虑成本问题，所以没有比较大的纪念品。来的领导和记者并不多，准备了10袋左右。 2. 2017年报告会的礼物准备情况赞助产品剩的不多，因此采用每位领导嘉宾+社会人士（厦门登协会长）送一套明信片+一套报告书，记者+其他社团代表送一套明信片，因为负责礼物准备的人员没有到现场+交接工作做得不太好，所以中间出了一些差错：负责签到的人员不知道给嘉宾送什么，以后的报告会礼物负责人一定要做好交接工作，提前跟负责签到的人员说明礼物的分配。礼物一定要提前装，礼物袋上面贴上logo贴，礼物袋要提前准备好。明信片作为到场的礼物。 报告会前一天才最终确认到场嘉宾：厦门市登山户外运动协会会长林得华以及绿野代表出席。 三、场地
（一）场地申请社联工作时间：周一-周五8:00-18:20 1. 概况9月28日： 申请自钦楼。 10月13日 正常情况下可以使用自钦楼管委会就没回复，结果发现这次是非正常情况，社联没有把我们的场地物资申请表交上去，而自钦楼场地以及其他我们下周使用的展板等物资都需要另想办法。下周自钦楼场地已经被借了，没有空档，自钦楼所有的展板也全部被人借了。当时面临的选择：新传报告厅，负责老师说团委老师帮我们签字就可以用；自钦楼，申请28或29日的场地，那意味着攀岩体验日就要调整。 10月16-10月17日 图片展需要展示报告会的海报做宣传，但是当时场地还不确定，所以选择以新传院楼报告厅为地点交付打印，只打印一张用于图片展宣传，到时候有变动再用贴纸改。 10月16日 田园去申请南光二（新传院楼）二楼206报告厅，申请成功。 10月19日 得知周六学校比赛评委接待室临时调整，院楼不能用。院里老师帮忙申请了同时段的联兴楼405，嘉舜去找团委处老师领导，一波三折后在10月20日又申请到自钦楼。 2. 总结以后申请自钦楼必须去社联再次确认，以防社联出错。 出现场地变动，需要改动的有微信群邮文案和联系老师领导、社团、赞助商、其他社团、社会人士、老会员的人员记得说明情况。
四、外联媒体联络+社会人士（赞助商、厦门登山户外等各类人士） ：打电话+发邀请函,详情见附件《2017媒体联系》 校内宣传联络（其他社团、厦青、广播电台等） 新闻稿 （一）媒体报道暑期活动前联系上的《山野》向我们邀稿，我在和队长会长商议后将我方的图片文字资料发给对方作参考，后来对方的微信封面选用我们的图片但是未署名，为我们推出了一篇专栏，xx在不知情的情况下在对方微信留言，言辞不是很委婉。以及以后应该注意向媒体说明图片应署名。 来自老徐原话： 即便是我们投稿，至少也要署名吧，这张照片也是受著作权保护的，跟他们沟通让他们在文章后面备注：封面照片来自厦大登协，建议小伙伴们以后投稿后面多加一句话：使用我们协会文字或图片需提前征得我们同意，否则不得使用。保护各位摄影摄像及协会的版权。他们之后报道我们的故事没问题，至少在没有提到我们的文章里用我们的照片，并且没法让别人知道是我们的作品，那就不行，得征得我们同意。当然，我们沟通时候可以客气一点，就说这是我们队员拍摄的，希望用照片时候提前跟我们说一声，或者后面备注提示是我们的照片。小伙伴们以后可以多有点版权意识，除了我们自己发，给其他投稿之类的建议后面都加我前面说的那句话，包括文字和图片。
（二）邀请老会员 原本以为邀请老会员的意思是在会员群发的报告会群邮件，但毕业老会员很多不会关注。应该让队伍里老队员在老会员微信群里发报告会邀请函电子版+文字版，私戳一部分可能来的人，确认可以到的老会员人数告诉报告会负责人。 邀请函文字版： 今年暑期，厦门大学登山协会下属的厦门大学登山队和南强骑行队完成阿尼玛卿雪山之行和青藏线骑行之旅。暑期系列活动报告会将于2017年10月21日(周六)上午9：00在厦门大学思明校区自钦楼二楼报告厅举行，届时将展示登山队和骑行队暑期活动的成果。登山协会诚挚邀请您参与此次活动。 （三）邀请校领导、老师校领导、老师需要提前2-3周由登山队队长/会长到对方办公室送邀请函，基本上最后一天才最终确定学校领导出席领导+社会人士名单，交付物资组打印嘉宾牌，不需要加职称。 出征仪式嘉宾名牌图（找不到清晰图见谅） （四）总结作为外联，把宣传片以及微信后面需要加赞助商logo当作理所当然，所以当宣传片推出的时候，并没有看到结尾也没有向宣传组强调要加logo的事情，过了几天真正定稿时才发现这一失误。 五、宣传
（一）图片展宣传1. 贴出报告会海报 2. 人员方面宣传：给感兴趣的人讲解的时候顺便宣传报告会。 3. 打印出报告会地点的地图展示（因为这时候场地被改成新传院楼，怕很多人不知道新传院楼的具体位置）。 4. 打印出邀请函（可打印成黑白版）在图片展分发。 （二）微信微博宣传2017暑期活动报告会的宣传共推出2篇微信，并在文末鸣谢赞助商并附有赞助商 logo。 时间：2017.10.18-2015.10.21期间 （三）群邮宣传群邮由相关负责人发给协会成员和校内外友好社团，再由社团各成员转发到班群群邮。此次的问题是群邮末尾没有放赞助商logo。 （四）视频宣传宣传短视频必须在报告会前二周做好，有相关负责人申请勤业播放。视频要记得放赞助商logo。
六、现场
（一）会前准备1. 物资准备：嘉宾登记表、旗帜（赞助商、队伍、协会）、赞助商产品、水、杂物（胶带、绳子、笔、夹子、Logo贴纸等）电脑 2. 摆放桌子展板+粘贴赞助旗（因故用自钦楼桌子）：（郭栋说报告会当天直接跟社联值班人员借用自钦楼桌子，但出现桌子已全部被借出的情况，后来用最前面的桌子粘贴赞助旗帜） file:///C:/Users/ADMINI~1/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image022.jpg 3. 摆放赞助产品： file:///C:/Users/ADMINI~1/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image024.jpg
4. 改大屏幕字+找社联设备调试： 5.引导媒体人员+社会人士：包括到学校门口接记者+在会场门口引导非协会人员。 6. 嘉宾礼物准备 他人建议1：应该让所有人都签到，这样就能清楚的知道到场人员情况，也不会让“嘉宾”感到被特殊对待。在大家都这样做的情况下，嘉宾自然不好不这样做，只要稍微提醒一下。这样的资料留下来，可以让以后的人了解这一次报告会的到场人数、人员构成、联系方式，以及收获更多祝福。一个自愿填写的的留言本而不是一叠签到表。 7. 座椅排整齐 8. 摄像（新闻稿所需照片+多拍赞助旗帜近景+远景+PPT鸣谢赞助远景） 9. 音乐：音乐开始太晚了，或者说音乐准备不足，登山骑行活动的音乐是很具有感染力。可以提前半小时播放许巍或者是一些历年徐妈队歌，在这样的音响效果中，进来的人会有情感的带入。 （二）报告会/出征仪式流程A.暖场视频 B.介绍领导嘉宾 C.登山队报告：视频→队长发言 D.骑行队报告：视频→队长发言 E.领导发言、老师发言、社会嘉宾发言 F.队员代表发言 G.提问、抽奖 H.结束，奏会歌 I ：合影（现场及芙蓉湖小广场） 1.抢答环节2017年本打算设置抢答环节，登山队骑行队各10个问题（共20题）登山队相关的题目只能由非登山队队员回答，答对奖励一张明信片+一个书签，但后来被锋文否决。 登山队问题： 2017厦大登山队里有哪些人有两次以上雪山经历？ 2017厦大登山队攀登的山峰名字？ 2017厦大登山队攀登的山峰位于哪个省份？ 2017厦大登山队队长名字？ 厦大登协的宗旨？ 骑行队问题： 这是几几年哪条线？ 骑行队队徽的含义？ 南强骑行队的英文名字？ 南强骑行队始于哪一年？ 创始人是谁？ 最早的线路是哪一条？ 在骑行过程中最重要的装备是什么？ 车胎爆了有几种处理办法？变速器的大小盘变档？ 现场嘉宾提问互动环节 2016现场嘉宾提问互动环节心得： 前期其他安排有些紧张，没有提前考虑这个问题，就没有做什么准备，直接取消。这个步骤涉及的问题应该有具体将它放在哪个环节比较合适，气氛的调动，礼物的准备。
（三）微博直播用协会微博账号登陆，直接分享到微博，也可以通过链接直接看。告诉各兄弟社团以及协会老人可以在微博看报告会直播。当天出现的状况是直播链接无法转到微博里影响了报告会的线上直播收看人数（其他兄弟社团、各大高校社团）
以出征仪式直播为例
七、批评与建议（一）态度“从队长发言到队员分享感受，都变成“青藏线我们都征服了，没什么大不了的随意”。” “卧槽”“傻逼”这样的讲故事，在这样一个公开的场合，代表协会，我个人认为是非常无礼和不雅的。” “听完骑行队的报告，我感觉像是一堆体育生跑出去玩了一圈回来的娱乐和戏谑，没有厚重感，也没有什么实质性的收获，听完，心里空空的。” “建议以后的出征仪式和报告会稿子都要过一遍，首先做到稳妥，其次语言精简有力。因为是对外公布的。厦门大学登山协会不能因为“来的人都是自己人”就放低自己的要求，觉得这是对“自己人的讲故事”。包括在报告内容中频繁出现的”玩的很爽”“扎金花”等游戏项目，我个人认为是不合适放在这样的场合，这给人很随意很玩乐很简单轻松的感觉。” 思考：报告会演讲稿的审核很难的，PPT、演讲稿都拖到了最后几天才定稿，下次要注意的主要是言辞方面的，脏字不要在正式场合说。我觉得骑行队的欢乐并没有什么不好，太过正式也过于沉闷。可能就是多讲些骑行方面的印象深刻的有意义的事、趣事，少谈打牌游戏等与此无太大关联的事情。 （二）内容选取一部分个人队记/小纸条/小感悟，做成PPT的形式配合音乐念出来，”而且个人“的优美队记发出来大家会很有共鸣，这样就避免了一个人在冗长地讲自己的感受。其他人信息不对称，无法共情。
要有一种”观众陌生化处理“心态，把观众都当成是第一次来听报告会的人，那么，什么是登协，讲一下，平时有什么活动，用图片的形式再过一遍，做了什么，用图片音乐形式过一遍，大归属的梳理（协会的简单介绍），让在场的老队员新队员心里”复习“关于协会的部分，小确幸的展示（小纸条小感悟）让在场的人心里那点小小的滚烫和感动有个地方安放。这样观众体验会很棒。每一年的报告会，都像是回家一样，感受着共同的精神的感召。其实想想，协会给我们最多感动的，不是那种“登顶”或者“到达”的那一刻的刺激，最多的是一起吃的不分你我的的饭，某一天的夕阳，爬坡累死时队友的一块巧克力，溯溪队友全身都湿了还拉着你过石头，在内容上“抓住”这些“细小”的东西做文章，有大的追求和理念，准则，有小的动容和珍惜，在形式上“严谨”“可靠”“踏实”。 报告会，各队长、队员讲了很多，但是难免有人对于其中一些环节或者某些细节有所疑问，这也是一个很好的机会让出席报告会的人能与队伍有所互动。
我们的报告会自娱自乐的成份还是太高了，可以设计设计互动环节。 在做当年暑期活动报告会时，可以对往届做一个一两分钟总结，闪几张PPT，那种和过去联结的点找到，在做本年度报告时，会心里有底一点。报告人对自己讲的东西了然于心，对于哪一年去了哪里要很清楚，给人“自信从容”的感觉。这样会很有感染力。共同的情绪唤醒，再加上独特的自我体验。 迎宾工作部分略显僵硬，其实门口那个“表格”登记，就跟签到一样，并不是很好。负责人用手机便签自己记好来的谁，回头电子版总结即可，门口人太多，“一本正经”坐在那，不够灵活柔软。 其实所有的东西，在于情感的投入，用心用情，一定能做好，点子可以再想，工作可以慢慢筹备，做的小错事可以改正，唯独情感投入是很重要的。一场报告会，好比一个公司的宣讲会，在宣讲会时，公司会介绍什么时间成立做了何种事情，取得怎样的成就，以及本年度计划，还要找个公司代表深情款款地讲来到这个公司的收获和感动巴拉巴拉，性质是一样的，可以不那么商业化，但本质上就是吸引人家喜欢，把人家当成顾客，充分地展示自己。所以，在报告会时最难最关键，两个字，用心！ 短信通知是一个很好的方式，直接对应个人，也最能驱使被通知人前往参会。对于本学期由于图片展或一些体验活动有意向加入协会的人，尽可能收集到他们的号码和其他信息，能通知多少通知多少，这个群体对于协会充满新鲜感，也会倾向于想更多了解协会，经历过报告会的新人通常也会更深入的参与协会活动。对于老会员（广义），在与老会员交流时会发现，其实他们也希望能在协会里能再有所存在感，而不是被淡忘，被边缘化。在看到报告会的微信推送时或许还会心头一动，但是在去与不去的抉择中，经常也会选择不去。短信这或许是很不起眼的一点温暖，至少能让他们感觉到还有人记得他们，如果能有主力队员或其他小伙伴的动员，那可以说是有很高的机会出席报告会。
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雷达卡
发表于 2017-12-2 23:51:47
提升卡
置顶卡
沉默卡
千斤顶
显身卡
发表于 2017-12-3 11:38:11
竟然说你是一无是处的人
打他。。。
楼主