2018年暑期活动报告会外联负责人总结——邓兴婷

邓兴婷

2018年暑期活动报告会外联负责人总结——邓兴婷

一、工作内容及最终情况
（一）媒体联络
媒体联络主要包括校内媒体和校外媒体两个部分，这部分工作我主要交给茂东去做了。我做的只是开始在网盘里找了一些以往的媒体联络信息发给茂东（由于隔得比较久，可能也不是很有帮助），准备过程中隔一段时间问问茂东联系情况如何，但也没有具体细致地去跟进，所以等到报告会当天没有一家媒体来是我的失职（之前茂东说厦门大学报的记者曾薇会来，不知道为什么当天也没有来，我事后也没有再问他）。
（二）社会人士
社会人士主要包括赞助商和厦门登山户外的人，这部分工作由我负责。这一次询问过在微信上询问过骑行队和登山队的赞助商，都回复没有时间来；而去年参加了报告会的厦门登山户外，也没有去联系。
（三）校内联络
    校内联络主要包括校领导、体育部老师和校内其他兄弟社团，校领导、体育部老师的联络我交给东平去做，我负责校内其他兄弟社团的联络，最后给校领导递邀请函的工作是郭老板去做的。开始收集领导资料的时候，没有弄明白该怎么送、送到哪，也只是拿到了往年的一部分资料，由于临时改动时间，邀请函拿到的时候又很晚，递的时候还没想到要留我们自己的联系方式。所以最后没有领导来，还是报告会前一两天，雨晴发动大家邀请自己认识的、对户外或运动比较感兴趣的老师，才有一位物理科学与技术学院的蔡端俊老师到场。校内其他社团的情况稍微好一些，我给西梦、绿野、舟艇、攀树、定协五个兄弟社团发了邀请函，西梦来了一位，舟艇来了四位，定协来了四位，协会在校内其他社团中尤其是户外、体育类社团中还是很有影响力的，所以应该再多撒网。定协的同学来了以后还特意和我交流了外联的相关工作，很友好。
（四）新闻稿
    新闻稿包括新闻稿的撰写及联系媒体发布。由于准备过程中媒体情况一直不明朗，所以事先并没有撰写新闻稿，报告会结束后也只是在协会的微信公众号发了一则推送，是由宣传部撰写的。
（五）已毕业老徐
已毕业老徐主要包括联系往届老徐并邀请他们参加报告会。这部分工作我本来是安排嘉舜去做的，但后来嘉舜中途退出了，雨晴说她来接替嘉舜的工作，但我后面也没有再过问，可能联络老徐更多的是报告会下午分享交流会吧。
二、建议未来工作流程
（1）媒体联络
    收集资料：充分利用微信，搜一搜厦门大学或者厦门就会出来很多官方微信公众号，在公众号后台留言，附上自己的联系方式，如果对方感兴趣主动来找你就很方便啦。校内社团可以找以前的会长或外联部长要联系方式，然后可以多发动协会内资源。
    邀请媒体：多突出此次活动的重要性，比如今年我们登顶甲岗峰了、这座山有多久没有人登顶过了等等，本来今年该是个宣传协会的好机会，外联的工作没有做好我要负很大的责任，一定会在后面的活动中努力改进的。
（2）社会人士
赞助商能不能来这个不是我们说了算的，外联只要尽早从暑期活动外联负责人那里拿到赞助商的联系方式、把邀请函发过去就好了。至于厦门户外登山的联络，我目前还不是很有头绪，后面如果再有发现会再过来补充的。
（3）校内联络
校领导呢，就是参考往年的信息，然后尽早送邀请函过去，方便领导想去的话能安排好自己的时间，然后记得留我们的联系方式，不然对方想来都不知道该找谁。另外还是建议去官网或者什么地方查一查他们的厦大邮箱什么的，发个邮件更礼貌也更高效。体育部的老师可以让比如攀岩队队长那些跟体育部打交道更多的同学帮忙，不过最好外联能掌握一份体育部老师的详细信息，毕竟登协直接下属于体育部，跟体育部打好关系还是很重要的。
（4）新闻稿
这个能不能做得有效果、有影响力，很大程度上取决于媒体联络的情况，在联系媒体的时候即使对方不来也不要忘了问一句那能不能帮我们刊登一则新闻。另外就是发新闻稿的时间要及时，最好事先清楚了报告会的流程、收集好各个发言人都要讲些什么、有哪些嘉宾会来就可以先写好新闻稿的大体了，报告会结束只要稍微改动就可以发给媒体，后面媒体可能会要求改动，这个步骤我还没有经验，待以后再补充。
（5）已毕业老徐
    建议找往年的会长帮忙，他们手中的联系方式更多，影响力也更大，因为我没有具体操作，所以没有太多建议。建议看畹莹的老徐小徐分享交流会总结。

PS：雨晴报告会外联分工
3.外联准备：（负责人：兴婷 组员：嘉舜 杨洲 茂东 东平）
时间：国庆假期之前查好人员及联系方式，假期之后立刻联系
1）媒体联络：    （各大媒体宣传）
2）社会人士：  （赞助商、厦门登山户外等各类人士）
3）校内宣传联络：    （校领导、其他社团、厦青、老师、广播电台等）（今年陈老师不在学校，体育部那边要重视，校长、党委书记、邬大光、体育部主任四位送材料包邀请，如果还有其他想送材料包的老师尽快确认好材料包份数。其他老师送邀请函加明信片和书签）
4）新闻稿：
5）已经毕业的老徐们：  （论坛里有一份根据地区和年级划分的老徐分布图，我的想法是一级联系一个认识的人，找那个人帮忙问一下那一级的人愿不愿意来参加，联系的时候不用多正式，太正式可能反而有疏远感，但是一定显示出诚意）