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[一二九] 2018年129定向编辑组总结——宾李

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发表于 2019-2-14 18:23:26 | 显示全部楼层 |阅读模式
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129定向越野编辑组工作总结
—宾李
(首先对应策划进行总结)
1、 发布志愿者招募群邮,志愿者感谢信。
调整后由沈思鸿完成,因为攀岩体验日时她有联系过青协。此部分具体内容见思鸿的总结。群邮内容通过修改去年群邮内容完成,附件附上今年群邮内容,明年可直接取用。修改内容需要注意:时间、岗位、负责人、主办/承办单位、赞助、总报名联系人(最好用QQ,怕电话太烦又不方便接)。发出群邮后,编辑相应的QQ群宣传模板,如:,转发至群引起注意。一定要多转发,阅读量越大,招到的人才可能更多。


2、     统计参赛队伍名单:
这是我此次工作中最为繁重的一项。两大注意事项,一是129赛事会作为本部的体育课-定向越野的期末考核,因此该班同学必须报名参加。从往年至今,都出现了班上同学逾期未报名或不按要求报名的现象,虽然我们事先知道,但都忙于自己的事情,没有在报名截止前确认,导致出现了报名表已统计完毕后,又需要按老师要求添加队伍的情况,给各部门增加麻烦。 具体情况是,有3、4支队伍报名了,但是缴费名单对不上;2支未及时报名,1支未缴费。而且因为没有分开统计报名,所以这些人的报名表在总表里头但我不知道,对不上之后,视为报名失败,发送短信询问是否继续报名也没有回复(一部分是因为一个大bug-备注了但我们看不到!,另一个大bug-成功发送短信但对方没收到!)反复确认和统计后才发短信通知相关事项,并邀请队长进QQ群,这里我又犯了一个错误,一次性发二、三十条,导致有些短信在我手机上显示发送成功、但后来队长自己联系上我们反映说并没有收到。

解决方案:一、预留名额:报名开放及开放前,就跟老师确认班上参赛人员数量,用专门的报名链接收取报名表(跟全校的分开),收取报名费,安排专人去催促。如果这样还有人到截止报名前不完成好报名,我们必须拒绝给他们破例添加队伍,同时禁止单人参赛情况出现(今年就有,比赛结束后,谭老师要了一张地图。比赛过程中,就有守点员反映,有一个女生,没有号码布,全程单人打点,并解释这是老师要求的。因此可以推测是定向班的。这样的情况可以说扰乱比赛,追究起来,我们作为承办单位会给其他参赛者留下非常不好的印象。)报名截止后,统计全校内报名情况,同时联络定向班老师,如果有多出参赛名额,那么按剩余名额之和去筛选校内其他队伍。

但这样优先定向班的同学报名是否不太公平,如果不能认同这种做法,那么建议二、不预留名额,仅在报名开放前,派专人通知及跟进老师收集班内报名表(仍然是分开收集),期间需要做好我们自己的工作,密集催促和跟进,甚至可以去定向班上直接作为登协代表,现场发报名表,收报名费;在此情况下,还有人不按时按要求报名的,坚决坚决坚决坚决拒绝再添加他们的报名信息,除非是因为我们自己工作有不到位的地方。 这也就是说,比如,今年一共允许451支队伍,其中包括校外30支,定向班10支。那么对外推送和群邮报名队伍上限为410支。留出一支队伍的物资作为机动或者应急。但这可能会与我们想尽量让能报上的都报上的想法相冲突,比如报了411支的话,肯定不会刷掉最后一支,而是会再找物资,所以在确定队伍上限时,应该明确我们真正的上限,比如500支是极限,那我们就定491为上限。这次跟谭老师沟通的时候发现他是一种极其包容的态度,以非常谦逊的口吻请求我们给他的学生添加一下名额,而不是我们一听到“不得不给他们加上”的火气上头的不被尊重的感觉,所以跟这位老师沟通时也要注意情绪,这种情况再次发生时也先问清楚原因,不然也是不成熟的做法,可能带来意想不到的后果。
因此,转账时备注队名的方式不可取,统计完报名名单后再建群的方式也不可取。解决方案:报名推送和群邮中附QQ群二维码。前期可做咨询用,后期统计报名名单,公布后,再根据队长名单,建一个队长QQ群,请队长们加群。收费的话,看能不能设计一个报名和缴费功能都具备的表单,能通过报名表收取费用并且知道他有没有缴费。
报名期间需要更新队员的情况,重新填写报名表容易造成混乱,尤其在队员变换较多,队名也变更的情况下,有时都没法发现。解决办法:先看备注,要求重填的报名表填写原队名和队长名。统计的时候先看备注。
报名截止,退换截止后,还有想更换队员,或者有队员实在不能参加的情况,今年是睁一只眼闭一只眼了:我们不接受换人,出了问题自己负责。之后处理方式的建议:收集有这些情况的队伍队员名单,有参赛资格(在校学生),则重新组队,可以继续参加,但成绩不计入排名,也就是不参与奖品争夺。原来报名表了的仍然可以领参赛证明,原来未报名的不发参赛证明(如果发的话,换人参加的频率可能会增大,相当于没有及时报名的人享受到了按要求报名者的权利),并且到场签署安全责任书。当然这些工作是在距离开始比赛前有充足时间和人力的情况下才能进行。


3、     微信推送稿:一共发了三篇不同的报名相关的推送。第一篇是在规定时间11月25发的,但当时还没有联系到赞助,只好自己买奖品,奖品见推送文案。
之后的周末,外联兴婷带两个研究生(打算参加冬训队后来也确实加入冬训队的新会员,之前表露出愿意做外联的意向),在外联实在缺人手的情况下,她们在世贸拉到了四家赞助,为活动的推广做出了很大贡献。赞助详情见推送文案。因此发了第二篇福利推送,增加赞助信息。
需要注意的是,这些商家主要是提供自己门店的优惠券等,没有为活动本身提供很大实质性的赞助支持,比如现金支持,免费奖品(像我们购买的那些实用型奖品,以优惠券作为参赛奖品未免还是有点像促销活动,万达免费影券还可以),那么对这些类型赞助的回馈我们需要把握度,即文末加赞助商标,致谢,但是否要在活动相关的文化产品(如地图、秩序册、号码布)上印制其商标、是否可以在现场放置他们的海报,还需讨论。
值得一提的是,这两篇福利推送的阅读量都达到了2500+,因此在以后拉赞助时,可以以阅读量、受众累积能达5000+至一万作为我们的优势。只要奖品足够吸引人,宣传及时,报名人数总能达到1200-1500。
编写新闻稿:此次新闻稿是在去年的基础上修改的,最基本的时间、主办/承办机构、嘉宾、赞助需要确认无误。去年是广播电视台主要负责了现场流程,今年基本是自己完成,流程上较为不同,所以新闻稿应当重新按实际情况写。但我当时是百团负责人,本部百团最后一天与129冲突,我便没去现场,再考虑到多方求证不易,新闻时效性等,没有再去修改稿件内容。如果时间不那么紧,应当:记录现场流程:主持人(主持照片和个人信息);嘉宾发言顺序(照片、发言内容和个人信息);裁判长宣誓(照片、发言内容和个人信息)、鸣枪出发,其他(每年会有不同,应当如实记录);此次新闻稿的照片主要来自于部长会成员景鹏(还是自己人办事比较会照顾需求)和摄影志愿者。整理筛选并分类志愿者的照片花了较多时间,用于推送的现场照,发言照,很多都比较黯淡(与阴天天气有关),但他们还是没有按照我的要求在活动结束后分类好,修图的话一两张花的时间不会太长,所以希望明年在志愿者培训上能说得更清楚一点,不过志愿者的工作效率确实是我们没法控制的。今年志愿者培训也有些仓促。

4、     参与过程中遇到的其他需要总结的部分:
首先早建群,建群之前,公告须知准备好,尽量涵盖各个方面,以避免他们进群之后一直提问,而我们要反复回答,浪费时间又消耗精力,今年简直要被问烦了。可能遇到的问题:需要几点到,晚一点可以吗?有校车吗?在哪里坐?队友迟到(或其他原因去不了了)能换人吗?培训讲些什么?培训可以不去吗?还能换队友/队名吗?可以带手机吗?一定要带手表吗?可以带包吗?比赛结束后可以提前走吗······等等。比赛时若出发时间与预定不同,应及时将各批次实际出发时间发送到群里以作参考,否则他们不好估计用时。(实际上最好按预定的出发)


要点归纳:
1、 新闻稿、推送稿内容不能完全照搬,根据实际情况应当重新排版。吸引报名的推送,应该加入哪些时下的热词,以怎样的名头邀请大家积极参与,都是有发挥空间的。要写出准确高效的新闻稿,应当了解并记录下当天的实际流程,以及思考要突出哪些重点。新闻稿用的图是当天拍的,需要的话可以修一下(要么交代志愿者做,要么内部完成,不需要精修,但起码要清晰,明亮)报名至开赛期间,可再发几条推送:报名成功队伍名单公示(至少开赛前三天);定向越野比赛攻略(可与定协合作,转载他们的推送。经观察,他们是有此类推送的,但今年没有在推送上合作的意识);比赛当天公众号回复查成绩(同样需与定协合作);最后成绩、获奖名单公示;比赛精彩回顾(含拍摄剪辑的视频。今年定协有在赛后剪辑出一份回顾视频,但我联系他们宣传部说要上传到腾讯然后放到推送后,对方回应较慢,我也没继续跟进)

2、 统计报名时就让队长加QQ群,方便联系和后续通知。但可能还是有队长报了名忘记加群、忘记备注等等,之后发短信还是要给出QQ群号码。收钱和报名最好能用一个微信小程序或者什么链接一步完成。报名后要更换队员的,填写另一份报名表单独统计,原表将近500份,很容易漏和混淆。给几百个队长发短信,应该用什么方式,防止遗漏、工作量也不大,今年没有找到合适的方式。很多群发软件都需要付费,年费那种,好几百,而我们一年要用的次数并不多。还是说以后也考虑多用短信?比如会员大会、社庆、暑期活动动员会、过年过节等给会员群发短信通知,可能比微信、QQ来得更亲切?

3、 建QQ群前预想好各种可能的问题,并编辑好相应的回答,由哪些人。在什么时候为他们解答,以什么语气,需要安排到人并明确。今年可以看到,在我们忙得不可开交的时候,总有人不停地问一些显而易见的问题,并且隔一段时间还有重复提问的,虽然很恼火,但我们也不能发火,只能想办法更高效地沟通。主要的问题见详细总结。好好回答并不难,花时间组织语言即可,这里就交给下一次的组织者们吧。

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