2021图片展总结by杨晗

杨晗

图片展总结

       本次图片展准备时间不算多，从写出大致策划到正式举办只有两周，尤其导致负责场地申请和宣传的同学压力比较大（比如需要给出海报栏才能申请板报栏、不仅要考虑海报设计、照片选取的时间，还要顾虑是线上还是线下打印，是两个校区合印还是分开、哪种价格更优、时间来得及）。大家的任务基本都执行得比较自觉，紧锣密鼓，比如叔岳的物资清单就列得很详尽，看得出是很用心在做的。

       从结果来看，加群人数还是可观的，基本达到了大家的预期，希望之后能留住更多人。

      

出现的问题	翔安		思明	改进思路
1.场地和物资申请	（1）审核流程很麻烦，每个环节都不能出错，否则得重新走一遍流程。 （2）展板刚开始申请少了，图片展前两天又去申请了4个		体育部的老师不好联系上；申请审批流程（有线上又有线下）太繁复、很多无效流程。	1.关于申请流程，这次的申请人可以多分享一下经验，使之后的申请避免踩雷； 2.冬训图片展和这次图片展的规模还是有差别。物资清单可以尽早列出来，或者申请物资的同学多问问老会员具体数目，避免多跑
2.工作信息的处理	（1）有的同学被其他会员安排了别的职务，但是活动负责人不知道，导致有的任务存在空缺，没及时跟上进度； （2）大家很少主动在群里汇报进展，负责人私戳每个人也较麻烦； （3）图片展的工作主要在部长会群讨论，有些非部长但有职务的会员因为没有进群，有的信息获取不全面			1.工作进度最好公开沟通，利用在线文档实时公开，避免消息交流不到位 2.有职务的编外人员也可以临时拉进部长群
3.物资清单	只安排了一个翔安的同学，对思明那边的情况不太了解，列清单比较困难			考虑到两个校区的差异性，两个校区分开陈列物资需求
4.宣传	可能是时间差的问题，海岛露营的传单不合时宜，发传单的时候已经截止报名了，造成了传单的浪费			建议传单可以附带外出信息，主要进行协会整体的宣传；普通外出也不必单独做成传单
5.小游戏	海报、明信片和装备就是最吸引人的宣传，对协会感兴趣的人会直接过来问询，感觉不需要什么小游戏来活跃氛围			取消小游戏，节省人力物力和时间
6.天气	翔安阴雨，遮阳伞渗水，有点冷，有点影响心情			关注天气预报，多备衣服、雨具和抹布

      还有一些别的会员反映的小建议：比如有的展板旁边不用站人，让感兴趣但是有点腼腆（社恐？）的同学自助加群；男生给女生做介绍，女生给男生做介绍（我没试过，不知道效果如何）。（还有一些临时想不起来了，有空再补充）

                                                                                                                                   

                     

熊佩瑶

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熊佩瑶

【转自婉佳的图片展工作总结】
一、图片展
图片展作为协会纳新的第一场活动，在还没恢复线下教学的时候就开始筹办，时间定在恢复线下后的第二周。但当时体育部正在换届，思明的申请流程也在大改，导致很多事项无法按以往经验办理，花费了我个人大量的时间精力，也给当时的我带来了很大压力。另外，翔安的申请大部分是走社团管理网站上的流程，相对体系化，基本可以做到线上办理；思明在更新申报流程，当时比较混乱，很多线上窗口也没有交接到位，目前应该是走信息门户OA流程。
（1）场地申请
流程：厦大信息门户OA系统(http://i.xmu.edu.cn)——宣传部/教师工作部——厦门大学校园文化活动场所申请——学生社团思明场地申请
注意：填表的时候社团业务指导单位选择体育教学部，接下来的审批关系就会交给体教部。等待体教部、宣传部、保卫处逐级批准之后就可以凭申请单使用场地。
小结：以上是我反复咨询得到的理论申请渠道，现在系统完善之后应该可行。但当时系统没有开设社团申请窗口，且体教部的徐主任连续一周半都没有上线过，所以我迫不得已去请付老师帮忙，最终还是求情走了线下渠道（王清明体教部——颂恩楼宣传文明办——厦大公安局保卫处），跑了几趟，终于在最后时刻拿到有效的场地申请表。
（2）海报申请
流程：厦大信息门户OA系统(http://i.xmu.edu.cn)——宣传部/教师工作部——厦门大学校园宣传载体使用申请——学生社团海报申请
注意：填表的时候社团业务指导单位依旧选择体育教学部，按照需要填完表等待批准。批准之后应该需要去自钦楼校会值班办公室凭申请领栏位贴条，注意三家村的海报栏位，以免被广场上其他活动的舞台挡住。
小结：当时是墨飞翔安思明一起申请的，我只提供了表格信息，去领了贴条。另外需要和协会负责宣传涉及的会员沟通好，填表是需要海报效果图的。
（3）物资申请
流程：目前信息门户还没有相关窗口。我当时是拿着表格跑颂恩楼资产后勤处，申请了桌椅以及运送的车，又回自钦楼申请了海报，因此学校可以直接派车送到三家村广场以及学生公寓的相关场地。
涉及物资包括：桌椅（后勤处提供，自钦楼也有但没必要自己扛）、单独海报展板（自钦楼物资申请，从自钦楼搬）、帐篷（本部在电信凭校卡借用，海韵没借）。有车运就帮我们减少很多麻烦，我们只需要派人盯着就行。
小结：请务必和负责现场的同学确认所需要的物资，这次桌子借多了一两张其实没必要。另外，海韵的自助加群宣传摊位效果很好，以后可以尝试。
（4）总结建议
①除了以往的办理经验，需要对于当下的流程比较了解，如果前辈们对于情况也不清楚的话就得自己多跑多问，规划好自己的空闲时间以及相关老师的办公时间，提前问清楚相关的资料流程避免跑空，建议3456课办理，老师下班大概五点，体教部领导比较难见。（协会办公室群以及社长群文件可以参考，另外校团委网站有学校以往的相关办公流程以及办公室电话）
②活动负责人请实时跟进各方进度，在办事过程中遇到困难及时反馈，无论能否得到帮助，不要把压力积在自己身上。
③特殊情况尝试变通，规章也不一定是必要的。
④如果可行，请不要让一个人完成以上所有工作。