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[一二九] 2021第二十届定向越野挑战赛工作总结

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发表于 2021-12-20 17:13:37 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 熊佩瑶 于 2023-4-12 22:30 编辑

会徽(小).jpg

2021.12.11第二十届定向越野挑战赛工作总结
熊佩瑶


    Part1 工作文件,见附件(宣传和保险文件直接上传到网盘了)




2021年129 场地指示牌 A4 黑色.docx

15.3 KB, 下载次数: 4144

2021年129工作计划.xlsx

10.8 KB, 下载次数: 6324

2021年129前期准备进度安排.xlsx

8.57 KB, 下载次数: 4199

第二十届定向越野挑战赛主持流程.docx

19.96 KB, 下载次数: 4161

第二十届定向越野挑战赛领导致辞.docx

20.36 KB, 下载次数: 4132

第20届定向越野挑战赛志愿者招募信息.docx

21.46 KB, 下载次数: 4171

第二十届定向赛志愿者工作指引.docx

401.06 KB, 下载次数: 4392

2021年129选手签到表.xlsx

46.28 KB, 下载次数: 4150

2021年129志愿者签到表.xlsx

19.69 KB, 下载次数: 6339

场地示意图.docx

585.53 KB, 下载次数: 4586

2021第二十届129定向越野预算.xlsx

14.34 KB, 阅读权限: 255, 下载次数: 3

厦门大学第二十届定向越野挑战赛策划(终版).docx

172.22 KB, 阅读权限: 255, 下载次数: 0

 楼主| 发表于 2021-12-21 10:10:23 | 显示全部楼层
本帖最后由 熊佩瑶 于 2022-7-7 09:20 编辑

总结终于写完了,今年的129算是正式画上句号啦!

 楼主| 发表于 2021-12-20 18:07:16 | 显示全部楼层
本帖最后由 熊佩瑶 于 2022-7-7 09:04 编辑

  Part2 工作计划

   这次比赛仍是由登协和定协共同承办,相互协作。分工如下表,登协主要负责报名、保险、宣传、志愿者以及部分联络;定协负责其他的大小事宜。  
  比赛的总负责人是定协会长刘浩楠和登协部长会成员熊佩瑶(也就是我),浩楠负责策划、预算、定协部分的管理以及比赛日统筹,我负责备赛阶段的统筹分工、登协部分的管理以及整体工作的查漏补缺。
  我认为对于这样一个大型赛事的筹备,较为理想的工作模式是组长负责制,即各筹备组组员对其组长负责,组长对总负责人负责,总负责人不执行具体事务,仅统筹、协调和决策。登协是按照这个模式来做的,清晰有条理,效率的确很高,不会把太多不重要的细节塞进我的脑子里,也正是因此我才能有心力把自己抽到一个更高的视角去观察整个项目的运转,并及时修正偏离预期的事项。但定协那边,浩楠给自己安排了太多杂事(比如跑体教部、制图、财务、物资等),最终把自己搞得疲惫不堪。这一点算是前车之鉴,以后办比赛的负责人们也可以注意一下。
  另外,及时公开工作进度这一点很重要,建议可以在群里放一个共享文档,实时更新任务完成情况以及注意事项,但这需要大家的配合和负责人的定时督促。这次比赛的筹备中,这一点完成得不是很好,最后一周定协的任务繁重,他们不积极反馈进度我也不方便直接在群里催,这也导致了一些信息的不对称,对于这些细节后续我又一一去核实,这样效率就会降低。

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 楼主| 发表于 2021-12-20 21:19:02 | 显示全部楼层
本帖最后由 熊佩瑶 于 2022-7-7 09:08 编辑

  Part3 报名与保险

  分工:张墨飞负责制作和发布报名链接、信息收集核对,杨晗负责购买保险。

  【墨飞总结——报名】
  本次设置报名的时间是11月23日8:00~12月4日12:00,参赛队伍数量是360支,报名之火爆让报名提前了两天左右就截止了。
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  在筹备小组正式成立后的第一周,报名工作还未开启,我就开始四处研究是否有合适的报名平台。经过了被青协用表单进行志愿者报名,后期痛苦的整理过程的洗礼之后,我决定一定要找一个能够在报名的同时进行缴费,并且可以一次性将购买保险所需要的信息收集好,能够限制报名人数,每个人只限报一项等。我一共找到了三个平台,他们的功能都可以满足需求。
  第一个是定协用于白橙定向报名的app“互动吧”,要使用收款功能,首先要进行认证99元/年,提款时还要收取0.6%的服务费,单从一次活动的报名来看,太贵了。
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  第二个是微信小程序“报名工具”,这是一个99元/月,需要商户认证的小程序,提款时同样要收取0.6%的服务费。
  我又找呀找。。。。。
  终于找到了一个不用交重金进行复杂审核的小程序“接龙管家”
  在我和工作人员反复确认收款提款等相关事项和周期后,我决定就用它了。提款时收取0.8%的手续费,提款时只需要提供学生证,和活动发布收款的通知(即推送),提款几乎是即可到账,除非工作人员开小差了。
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  最后在报名上花费的服务费大约在28元,即使是自己出这三十块我认为也是非常值得的,一个是省下我很多整理核对的时间,还有一个是使得报名看起来更加正式,而不只是用个表单填写。最重要的是,选手报名后能可以看到自己填写的信息,并核对是否有错误,如果有错误、或者想换人、更改队名等,在前期名额宽裕的时候,都直接让他们自行申请退款重新报名,而不用通过私戳来找工作人员修改。

  出现的问题:
  1.由于在确定收款金额的时候,了解到的购买保险的费用与最终实际购买保险的费用不符,导致最终每个组多收了3元(即每人多收了1元)。多出的1060.24元,用于填补活动物资无法报销的部分、报名平台缴纳的服务费、登协部长会参与筹备人员的补贴,最后将剩余的330.24元转入登协账户
  2.由于在制作报名表的时候,没有考虑到港澳台的同学,在身份证号一栏设置了长度筛选以减少错误概率,导致港澳通行证和台胞证的号码无法填写。后来在队长群里意识到后,开辟了直接在qq私戳我报名的通道,有14支队伍通过这样的方式报名,工作量不是很大。
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  3.在报名截止以后,发布了以下通知,希望队长们能够主动去核对组员信息,并进行修改。但事实证明,还是会有挺多人并不重视这件事情。若是这个比赛不收取任何费用,那不重视的人我想可能大大增多。在我将选手信息发给杨晗准备购买保险后,保险公司的人员反馈来了令人气愤消息,有至少十个队的队员信息出现了错误,都是身份证号上的错误。本想着就狠狠心,全部取消资格,但是和佩瑶一商量,可能里面有定向班的同学,就还是在某个周天晚上,一个个qq私戳或者短信询问,令人欣慰的是,很快都收到了答复。我当晚就把就改好的信息表发给了杨晗,并且在队长群里公布了参赛队伍名单(只公布队名,队员名和队长手机号)。
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  4.有一名队员在核对过程中,保险公司一直反馈身份证号出错,但他本人已经确认过两次,最后发现是因为这位同学的身份证处于补办期间,无法通过身份证号查到信息,购买保险,只好告知他自行购买保险。这种情况继续让他参赛确实是存在一定风险,但是直接取消参赛资格也显得不够人性。

  【杨晗总结——保险】
  这次我负责采购保险,联系到的是胡华俊先生(微信号:xinghaixiaoge),他态度很好,也很积极地跟我对接保险事宜。
  这次出现的显著问题如下:
  1.很多报名的同学没有正确填写自己的身份证号码(大概有十几个人),队长名字填成了队伍名,导致报名负责人退回去让对应同学修改;
  2.身份证在补办的同学可能无法在联系好的公司投保,需要自己找别的公司;
  3.这次买的保险是2元一人,没有在通知发布前定下来;而通知收费3元一人,已经收费不方便再退回,造成了一定麻烦。

  【佩瑶补充】
  这次报名汇总表出来后,发现有很多队伍的名称重复,如热门的“对对队”“啊对对队”,因此成统的时候实际导入的是三个选手的名字组合,颁奖的时候也没有念队名。所以下次是否可以在报名表单中设置一下,避免后来报名的人与前面的人队伍名称重复(即一个队伍名只能用于填写一次表单)?




 楼主| 发表于 2021-12-20 22:17:34 | 显示全部楼层
本帖最后由 熊佩瑶 于 2022-7-7 09:35 编辑

  Part4 联络

  【婉佳总结——主持人、啦啦操队、校车】
  工作内容:
  1.联系现场主持人
    我直接找的马志远(19新传),作为协会里的主持队选手,十分爽快的答应了。主持稿是由定协提供的,后续除了安排主持人和现场人员对接就没什么工作了。
  2.联系热身啦啦操队员
  找诗琦要了啦啦操队老师的微信,沟通的比较顺畅,主要有个问题就是不确定现场的麦克风是头戴还是手持,导致前期他们准备动作会有些不确定。(佩瑶备注:以后不确定的话,可以直接按照手持麦准备动作,因为现场一般是会准备手持麦的,但不一定会有头戴麦。另外,可以提前问一下他们带热身是否需要背景音乐,需要的话提前要一份文件,赛前check一下设备能否正常播放。
  3.联系校车
  前期需要在选手群里发布一个问卷统计需要乘坐校车的人数(可以提前和选手说明校车发车时间和地点,以及校车为单趟,不包接回翔安)。
  关于校车的申请,之前问付老师是说直接找徐主任填表就行,但后来发现是得指导老师填表申请,所以又去麻烦定协。(佩瑶备注:下次直接找谭老师要《体教部用车申请表》。)(PS:校车一辆45座,单趟价格800元左右。
  最后共申请了四辆校车,定协的同学在翔安负责联络司机,组织上车秩序。此次出发点为翔安体育馆,计划7点全部发车,实际为了等部分迟到的选手,最后一班在7点15左右才发车。
  

  【佩瑶补充——其他】
  1.申请宣传海报栏
  思明和翔安的海报栏尺寸不同,提前要问好尺寸报给负责设计海报的同学。
  2.申请比赛场地
  需要提前一点跟体教部讲,免得老师忘了(以前有一次定协办比赛付老师就忘了,结果当天和足协的比赛大撞车。)
  3.比赛日的医疗保障
  这一次比赛现场没有医疗保障,定协好像是说时间太紧来不及联系了,而且厦大医院很近,影响不大。
  但我觉得最好还是提前联系一下比较好,我们当然希望现场医疗保障没有用到的机会,但万一需要时没有准备好可能就会徒增麻烦和懊恼。

 楼主| 发表于 2021-12-20 22:34:21 | 显示全部楼层
本帖最后由 熊佩瑶 于 2022-7-7 09:15 编辑

  Part5 志愿者

  【余宁总结】
  1.和社联人员对接,提交申报表(人数,时数,记得额外给工作人员留一个位置。我今年留的明目是前期筹备者)
  2.招募志愿者,使用问卷星,只要按模板一样给社联负责人提交一份申请后,校青协会在群内帮你招募志愿者。我们要做的就是收集问卷星就行。
  3.排班。这个是很重要的事情。要按优先级,分配志愿者。这是一个很费力的事情。
  4.如果人数不够,再向社联负责人提交一次补录即可。
  5.制作签到表。活动结束后按格式填写一份工时表交给社联负责人
  (以上模板社联负责人均会提供)

  【佩瑶补充】
  1、余宁做事很积极,因此今年的志愿者招募得比较早。很多志愿者无法确定自己当天能否到场就报名了,导致后面临时退出的情况比较严重,因此补录了一轮。但补录之后志愿者仍然紧缺,便优先满足守点和检录寄存这两处岗位的需求。优先级排在最后的布置场地和收拾场地组,分别只有三四个志愿者,因此最后喊了一些小徐来帮忙。建议以后志愿者招募的周期可以不用太提前。
  2、这次比赛每个岗位的最低需求:守点(30个,每个点位一个志愿者),检录寄存(24个,共12个排队窗口,每个窗口一个检录志愿者一个寄存志愿者),起点和终点裁判(看负责起终点的工作人员的需求,我认为至少6个),摄影摄像(有就行),秩序员(越多越好,安排不完可以作机动组使用),场地布置和场地整理(多多益善)。
  3、志愿者短信通知建议直接分配到工作人员头上,不要让大家自己去领任务,很容易领漏。另外,工作人员编辑短信的时候记得加上该志愿者对应的岗位(这次有人直接把模板里面的“XX志愿者”原封不动地发过去了)。模板如下:
    【厦门大学第二十届定向越野挑战赛志愿者】
    xx你好,你已被成功录取为厦门大学第二十届定向越野挑战赛的xx志愿者。请加入比赛志愿者群,群号为561880284。排班、工作内容、培训等相关信息会在群里通知。收到请回复姓名,并尽快加入群聊,谢谢。【2021.12.6】
  4、现在青协对志愿者的管理整体严格很多,例如工时不能溢出过多,要按照实际工作时长来给
  5、志愿者分工和指引
  志愿者工作指引由我来接手,我采取的方式是守点组、检录寄存组、起点裁判组这三个比较重要且工作内容较特殊的志愿者组别单独建立小群,交由比赛日负责布点、检录寄存、选手出发的工作人员分别管理和培训,其他几类志愿者直接在志愿者大群里通过发布工作指引培训,并交由一人统一管理(签到签退)。
  至于志愿者是否需要线上培训,见仁见智吧。只要工作人员能力够强,让志愿者提前到达场地,现场培训也未尝不可。
  6、工作失误:
现场志愿者都没穿红马甲。这一点是我的工作失误,我提前让余宁去申请志愿者马甲时他说应该不需要马甲,我没仔细思考,觉得确实也可以(主要是不想增加大家的负担,尽量省事)。但实际上志愿者不穿马甲会导致很多问题例如现场秩序混乱,参赛选手和志愿者分不清楚,非常不方便管理,这也导致这一次比赛现场很多志愿者没派上用场。虽然这一次比赛没有造成严重的后果,但以后办比赛的人仍要引以为戒。当然,以小见大,不要图省事,该注意的细节还是应该认真思考再做决定。



 楼主| 发表于 2021-12-20 22:52:57 | 显示全部楼层
本帖最后由 熊佩瑶 于 2022-4-6 14:27 编辑

  Part6 宣传
  
  分工:佩瑶负责报名推送;琛恺负责设计海报;
  【总结】
  1、对外宣传的时候,建议不要用“一二九”的字眼。虽然我们的比赛是为了纪念一二九运动,但很多选手并不关注这一点,他们可能会误以为比赛是在12月9日举行,还总是跑来问我日期是不是写错了……
  2、设计海报的时候,记得翔安和思明的海报尺寸需求不同,可以问一下部长会办公室的同学。
  3、幕布、参赛证明等之类的需要改一下往年的设计稿,因为时间比较急,协会宣传人才太少了,找了一个艺术学院的朋友帮忙改的急稿,还额外花了一笔费用。
  4、协会网盘里往年129的宣传文件很多都是psd.jpg为后缀的,这种文件把jpg的后缀删掉就可以用PS打开啦。
  5、参赛证明原来的设计稿中“厦门大学体育运动委员会”的电子章已经被淘汰了,不能再接着使用!!!如果以后还用往年的设计稿的话,记得把电子章删掉!!!(另外,参赛证明可以直接盖定协和登协的章,奖状盖体教部的章就行了  
  6、这一次,应谭老师的要求,临时加设了计划上没有的线上选手技术会议,解释比赛规则、流程并统一答疑。


 楼主| 发表于 2021-12-20 23:01:08 | 显示全部楼层
本帖最后由 熊佩瑶 于 2022-7-7 09:19 编辑

  Part7 技术

  1、赛事规则——加入坐标积分赛制,25个显性的积分点,5个隐藏的坐标点
  2、地图范围缩小至本部(不包括海滨),比赛规定时间减少至50min,有效时间为60min。但有一些选手不看赛事指引,也不看群聊信息,导致大量扣分或者成绩无效。
  3、不打起点点签,提前设置好出发时间,严格执行出发批次(不得延误)
  4、冬训队单独考核——打起点和终点(冬训队未录入指卡,为避免影响比赛现场成统秩序,不能和选手一起成统
  5、赛前录指卡,如果能提前两三天就最好了,这次又拖到了周四晚上,搞得我连续熬了两个夜呜呜呜。



  Part8 物资

   要重点强调了物资这一块的及时性(绝不可以拖DDL),每隔一段时间催一催物资的事儿,事实证明夺命连环催挺管用的。
  另外,今年不打印秩序册,往年发秩序册选手也不一定看,浪费钱,浪费纸张,不环保。
  问题:
  1、饮用水没有提前买,周五想起来临时去买,结果买的数量仍远远不够,导致比赛日现场中途缺水,又找人去买了一批。
  2、忘记借对讲机了,但因为比赛前都明确了各自的职责,而且比赛没出意外,所以影响不大。但如果有紧急事件发生,有对讲机会更方便。
  3、幕布、帐篷、桌子都是找了外包公司专门负责(他们运到演武场并且搭好幕布和帐篷)。但晚上演武场风大,吹坏了三个帐篷,因为是没有交接之前坏的,所以应该不需要我们赔偿。

 楼主| 发表于 2021-12-20 23:22:40 | 显示全部楼层
本帖最后由 熊佩瑶 于 2022-7-7 09:21 编辑

  Part9 场地示意

  场地示意如下图所示。
  不合理之处为,水站(纳新区)距离检录处太近,容易导致比赛结束后排队归还物资和排队领水的选手堵在同一片区域。
  另外,参赛证明领取处被临时调换到水站处,进一步导致该区域的堵塞。


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 楼主| 发表于 2021-12-20 23:34:40 | 显示全部楼层
本帖最后由 熊佩瑶 于 2022-7-7 09:24 编辑

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  Part10 比赛日流程安排

  1、校车:我的想法是最后一班7点发车,但实际上当天为了让更多7点没赶上校车的人能坐上校车而推迟了最晚一班的发车时间(差不多7点20才发车),虽然最终没有影响开幕式进行,但可能会导致最后一班车的人来不及检录和寄存
  2、检录和寄存区没有拉警戒线,导致有一点混乱,很多选手领完物资就直接坐在检录区,只能不停地去疏散。下次一定要记得在检录区和寄存区也拉上警戒条,并且禁止选手进入寄存区!另外,可以提前说明,检录和寄存是一体的,队长尽量一次性检录并寄存,避免重复排队。
  3、起点处,提前三批上跑道等待出发并且打清除,提前半分钟发地图,反过来踩在脚下(不得提前看图),等候工作人员鸣笛发令。
  4、有场地裁判志愿者,但流于形式,而且虽然志愿者有认真记录违规情况,但是工作人员没重视起来。可能大家办比赛已经很累了,不想去计较这些细节,我觉得可以理解,但理论上还是应该要更规范。
  5、现场志愿者因为没有穿马甲,看不到他们的工作情况,也无法及时给予反馈和支持而且没有提前的线上培训,只发了工作指引,很多志愿者态度也不是很认真,导致没有达到最好的效用。
  6、成统未出大问题,总体比往年顺利,时间也卡得比较好,按时颁奖,按时结束比赛。


The end.  
because it is there.png

发表于 2021-12-20 23:50:00 | 显示全部楼层
佩瑶辛苦辛苦辛苦(推拿课改天继续

点评

哈哈哈哈,明天约起~  发表于 2021-12-20 23:51
 楼主| 发表于 2021-12-21 09:46:30 | 显示全部楼层
本帖最后由 熊佩瑶 于 2021-12-21 09:55 编辑

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  最后,吐槽一下今年的奖品。原计划是上图所示。但体教部不批(年终资金紧张),结果变成了一等奖和二等奖是手环,三等奖是厦大体育保温杯(不怎么保温),优秀奖是厦大体育棒球帽,奖品瞬间就没有吸引力了。而且我觉得比赛的奖品设置最好是体育用品和休闲用品各占一半为佳,例如往年的凯乐石背包和超大的皮卡丘娃娃。找奖品的时候,我列了一个清单,虽然没有什么创意,但以后也能参考一下。
    体育用品类:背包、瑜伽垫、户外折叠椅、冰袖、发带、遮阳帽、运动腰包、头巾……(可以逛逛迪卡侬,里面很多东西都挺适合作奖品的,且各种价位的都有)
    休闲类:手环、充电宝、台灯、保温杯、马克杯、玩偶……(零食大礼包就算了,不好报销)


发表于 2021-12-21 10:12:10 | 显示全部楼层
棒,佩瑶真的太细致了,很有条理,辛苦了,之后的部长们都会感谢你的。

点评

嘻嘻~  发表于 2021-12-21 10:18
发表于 2021-12-21 15:55:57 | 显示全部楼层
牛哇牛哇
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发表于 2022-1-7 20:28:14 | 显示全部楼层
太详细了!辛苦啦~
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