第三届户外文化节物资组总结

三公主的老酒馆

第三届户外文化节物资组总结

      因为报名人数过少，比赛临时发生一些变化，所需物资发生了挺大的变化，这份总结可供150人左右的小规模活动参考。说说问题和建议。

（一）工作流程

1、前期准备

根据负责人的工作安排，有五周时间用来准备。

·  第一周：填好所有备案需要的表格、申请书，签好字，盖好章（见附件）

·  第二周：开始申请工作；明确详细物资计划（应在第一周）；申请定向越野培训教室（第四周）

·  第三周：完成申请工作；宣传（张贴海报，勤业、翔安LED播放视频，三家村摆放幕布）

·  第四周：名单出来后根据人数打印、制作物资（详见附件表格）；所有物资备齐

·  第五周：查漏补缺

·  几点问题和建议：

    第四周周一报名结束，前三周算作我们的宣传周期，重点在于第二、三周，本次只是利用第二周末尾加第三周一周进行宣传，缩短了宣传周期，宣传效果不理想；

    本次少了一个宣传计划（负责人或者物资组来做都可），导致每项宣传都要负责人来确认，费时费力，还容易出问题；

    宣传项目铺开，把宣传周期填满，每一项都不要时间太长；

    幕布在预期规模较小的活动中就不要制作了，浪费钱。

2、现场布置&赛后回收

·   现场布置最大的问题就在于我人手分配不合理，觉得规模小，没什么需要交代的，事事都放在自己脑子里，导致运输物资需要跟着下去，上面的又需要布置，挤做一团；

·   上午没比完，延迟了，加上我们的物资要从岩壁旁边的资产处运往各个比赛地点，运输和回收需要较长时间，物资没有及时就位，要提前向各个项目说明情况，向等待的工作人员表示歉意，相互理解，不要徒增不快。

（二）几点问题

1、物资组成员&分工与动员

    大型活动物资组4人为好，最好的组合是3本部1翔安，翔安的负责申请翔安LED和网购一些物资，其余的工作，包括现有物资清点、本部相关申请、宣传物品制作、其他物资购买（线下）都由本部的负责；物资组包含一位本部办公室成员会比较便利；物资组4人制作购买尚有余力，但千人规模比赛的赛前物资搬运肯定要发动更多的人，这次恰逢期中考，部长会连同部员会连一个帮忙搬运物资的人都找不出来，还好这次比赛规模小，最终物资搬运由总负责人和物资组完成，并且再一次麻烦了建南小哥。

    如何动员大家动起来是个难题，也是不容忽视的问题，我在这方面向来做的不好。一是我觉得有些事情自己做效率要比大家分头做效率高，二是自己不善表达，不能很好地调动大家的积极性。但若要让活动办好，并且形成参与者的光荣和成就感，增强执行层的凝聚力，合理分工和有力动员是必不可少的。

    建南小哥在运饮水机和回收饮水机时顺便帮我们运输物资，付出时间精力，要适当支付报酬，如买早餐、饮料，邀请共进午餐等。

2、与各项目负责人对接&与部长会相关部门对接。

    物资组要和总负责人权责分明，与物资组工作有关的一切事务都应由物资组来进行与各项目负责人和部长的沟通，而不要经过总负责人再告知物资组。这是在工作开展第一天明确的。

    本次出现的问题有和各项目负责人沟通不畅导致的工作失误（培训物资组没有为攀树运送物资）、和宣传组沟通不畅导致的工作失误（宣传的制作一直由总负责人跟进，到最后我才和物资组对接，一些东西临时加上的，增加宣传组负担）

3、熟悉整体工作流程、比赛流程，根据流程考虑物资申请、就位、搬运、回收。

    本次宣传的失误一部分是我不熟悉整体工作流程造成的（详见（一）1 几点问题和建议）

    物资组是细致活，工作贯穿始终。作为物资组成员，不怕麻烦，多想多问，均衡地投入心力。细心加坚持就是胜利

附件：各类申请表、物资计划（与原计划不同的已标注）、物资组总结、各类物资申请制作购买方式