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[迎新] 厦大登协2018-2019会员大会总结(邓兴婷)

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发表于 2019-3-4 19:53:06 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 邓兴婷 于 2019-3-4 20:20 编辑

登协1.jpg
厦大登协2018-2019会员大会总结(邓兴婷)
一、前期准备
(一)策划
    我是在大二上学期的最后一次部长会(2018.12.22)临时决定主动请缨担任会员大会总负责人的,当时的代理理事长严雪婷是跟进理事。由于马上就是两周的期末考试周,所以接下来两周没有做任何准备,开始着手准备是在2019.1.18我的最后一门考试结束后。最先就是在网盘和论坛上找往年的资料,但是资料比较少而且比较旧了,基本都是2012、2013年的,但是对于我前期写策划、安排流程、确定人员分工还是很有帮助的,因为每年的变化不大,而且去年我参加过会员大会。
    策划的具体内容我会上传到网盘,(在附件里也可以直接下载)。要注意的几个地方是:首先应该根据往年流程和自己的想法安排好当天流程,要有预计时间和现场的人员分工,安排时可以自己在脑海里想象当天场景,考虑怎样安排最合理;流程初步确定后,根据需要进一步确定前期需要准备的,这一步要尽量全面、不要有遗漏;这两步完成以后,最好在每个地方把负责人的名字重点标出来,并在最后汇总整理一下每个人的工作,这样策划就差不多了;策划写好后上传到部长会群里问大家的意见和看法,并据此修改策划;策划基本确定后最好能单独私戳到每个有分工的人,或者让他们再复述一遍自己的工作,或者直接告诉他们,确保每个人明白自己要做什么;本来策划中还有很重要的部分是总结,就是安排活动结束后哪些人要写总结,什么时候提交,但因为会员大会准备起来比较简单,我觉得没必要每个人都写,所以省略了这一部分,直接由我来汇总总结;另外,安排下去的任务要由总负责人确定截止时间并及时督促,但是因为这次有一整个寒假来准备,时间比较宽裕,所以我是在告知每个人他们的任务的同时询问、让他们自己确定一个截止时间的,啊,多么自(不)由(嫌)民(麻)主(烦)!在后面实际准备过程中,策划随时可能有微调,所以建议命名时用1.0、2.0这样的,有比较重大变动的时候再发一次,这样清楚明白^O^  。
(二)海报
    因为这次大会时间初定是在第一周周日,所以申请、张贴海报时间很紧,海报最好寒假就能做出来,时间地点还不能确定没有关系,学校只是审查一下海报内容有没有问题,一开学就可以拿去申请。在申请了教室确定时间地点以后,修改好海报上的时间地点,就可以张贴海报了。
会员大会海报(颜婷婷).jpg
(三)微信
这次会员大会宣传没有考虑微博、论坛什么的,只发了一篇微信推送让部长们多转到会员群或者自己的空间,转不转没有硬性规定,全靠自觉,这次小宾李做得很棒,之前畹莹在什么活动之前做过的每日一图宣传效果应该不错,不过当然也更麻烦。发微信推送和宣传的时间也比较紧张,都得等开学后申请了教室确定时间地点后才好申请,不过早点开始宣传、告诉大家具体时间地点再看通知也是可以的。文案什么的基本上寒假就可以准备好,会员大会的时间是2019.2.24,推送是2.20发出来的,比较及时。推送原文可以在微信公众号搜索2019会员大会(名字是我的策划误导大家了,应该是2018-2019会员大会QAQ)。
(四)办几场、在哪办教室以及申请问题
    前一个问题我要做自我检讨,因为写策划的时候模模糊糊地记得那次部长会上好像讨论过是决定就在思明办一场的,会议记录是我,也没有记这个问题,我就暂时这么写了。发策划给雪婷看的时候虽然问了一下她是不是只办一场,但是她可能是看漏了,没有回答,我也没有注意到,没有再问;发到群里给大家看,也没有人质疑(此处@全体成员批评),可能也是习惯了一些活动只在思明办。后来嘉舜指出这个问题后,我在群里问了,大家才注意到这个严重的疏漏。支持办一场、两场的都有,两方都有道理,前者觉得一场正式、有仪式感、工作量小,后者觉得前者对翔安同学不公平;至于如果只办一场,大家倒是基本都同意在思明办,可能毕竟本部还是本部/摊手。我们教室申请很及时,申请到了周日下午的自钦楼,加之活动比较顺利,仪式感、正式感还是很足的。所以开一场或者开两场都没关系,关键是要想清楚这个问题,不然翔安的同学要是问起来为什么不在翔安办,要怎么回答呢。关于后一个问题就是教室申请也要及时/笑哭,一周准备还是比较紧的。
(五)会员礼包
    会员礼包的主要功能是增加新会员的仪式感、体验感,并通过会员手册比较系统地向他们介绍协会,告诉他们该如何了解、融入协会。这次会员礼包里包括牛皮纸袋、会员卡、徽章、手环、会员手册、致会员的一封信、文件夹,其中工作量最大的就是会员手册,PDF和WORD版本我也会上传到网盘(和附件)里,需要的话可以自行下载。因为以前没有做会员手册,所以从零开始,畹莹的工作量很大,完成得又相当出色,让我这个总负责人感动得紧。其它的东西我也没有多过问,主要都是宣传部负责,后面会附上宣传部总结。
(六)部员会报名表、签到表
    报名表是现场部门宣讲后发的,新会员人手一份,规定在第三周周四体训前交给各校区的体训负责人,大会结束后也把电子版上传到了会员群里,也可以直接提交电子版到小登登的QQ邮箱。报名表的内容跟往年的差不多,本来应该根据今年部员会培养制度选拔标准的需要重新设计一下的,但是雪婷安排景鹏组织我们线上讨论怎么培养,大家也没讨论出什么结果来,所以暂时只能先沿用以往的。签到表把所有上学期填写了报名表的新会员名单打印出来了,但是现场好像没怎么用到,不过倒是让我有了私戳新会员的想法。
(七)主持人    
    主持人是很重要的一个角色,首先流程写好后要和主持人确认一遍,因为TA是现场掌控节奏的人,对于流程的建议很重要,另外写串词什么的也是需要知道流程的。这次我自己就兼做主持人,所以倒是省掉了这个麻烦。就我这次以及以往做主持人的建议,认为有以下需要注意的地方:主持辞可以对上一个人的发言简单总结,过渡不那么生硬,所以要发言的同学的发言稿或者讲话大纲要发给主持人;PPT可以让大家做好后都发给主持人,整理到一个PPT里现场播放的时候就不用换来换去,要记得提醒大家用协会的模板,我这次也是根据协会的模板,但是改了一点,主要是调整了一下字号,感觉模板里的字有点小,可能看不清;最好所有参与活动组织的人都清楚当天流程,实现起来有点困难,所以主持人当天最好和每一位要上台的同学确认一下他们是否清楚自己什么时候上去。
(八)发言人
    相比起之前,这次的会员大会我自己增加了几个环节,就是新老会员代表发言。在人员的选择上,新会员我没什么想法,就想从冬训队找一个比较活跃的新会员就好了,主要是宾李的建议,认为新会员可以有一些多样的风格,后来摆脱柄然找的杨涛和琳涵,从现场效果看,他俩表现得非常好,杨涛活泼、搞笑,带动现场氛围,而琳涵严肃、动情,又能把大家拉回来,有张有弛。老会员呢,我的要求是比较“严格”的,希望这个老会员能在协会经历比较完整,参加过部长会、理事会、冬训雪山,做过新队员、老队员,这么一想发现要满足这个条件还挺难的/笑哭,最后找了嘉舜,出于时间考虑,他放弃了原来的发言稿,换了一种形式,效果也挺好的。顺便在这里鼓励大家去他的帖子下回答问题抢礼物。
(九)宣誓词
    宣誓这个环节有好几个人提到,我自己也挺想通过这个环节来增加会员大会的仪式感的,但真正着手做的时候就感到困难重重:如果宣誓词很严肃的话,写不出来、不敢写;如果简单、活泼的话又担心会破坏仪式感。最后询问了嘉舜和宾李的意见,采纳了嘉舜提供的宣誓词,附上他想法的截图,我考虑问题还是不够深刻、全面/无奈.。
qq_pic_merged_1551356598337.jpg           qq_pic_merged_1551356622098.jpg

(十)增加互动环节
    增加互动环节是宾李的建议,觉得一板一眼地在上面讲话太无聊了,游戏什么的就算了,放到社庆玩儿叭,最后我们决定增加一个中场休息环节,然后带一些书签、明信片,大家可以来看,老会员会在一边讲解照片背后的故事。现场效果挺好,挺多人愿意下位置去前面看的。
(十一)私戳新队员
    会员大会的宣传微信末尾附上了二维码,有意参加的话需要扫码报名。微信发出来后一天还是两天,我问了问宇薇(用她的账号做的表单)有多少人报名,她说只有十一个,有点少,我就想到了之前思鸿的签到表。于是在部长会群里讨论后决定分配任务私戳新会员,每个部长分配了10-11个新会员,第二天晚上十点之前完成。私戳的内容是,一条QQ消息、微信推送和茂东制作的活动预告PPT(转成了PDF)。效果挺好,最后活动当天签到了的有34个新会员,建议明年还是要这样做,也不复杂、效果却很好。
(十二)准备热饮
    因为第一周厦门一直比较冷,加上宾李建议的互动环节可以有一些吃的,我们讨论后觉得吃的都不太合适,不如提供一些热饮。最后的想法是准备一些雀巢速溶咖啡,让本部的同学提几个开水瓶打热水来,再买些一次性纸杯,就可以让新会员自己泡咖啡喝。我让东平去准备了,其它都没啥问题,当天也确实很冷,但是东平以为多功能厅可以烧水所以没有准备开水瓶,结果发现自钦楼没有饮用水,打电话让建南水厂的小哥送了一桶水来,烧水器好像也太脏不能用,只好不了了之。最后东平和郭老板去买了两箱矿泉水,感觉有点浪费了/无奈。


二、活动现场
(一)开始前准备
    可以在我的活动策划里看到,开头准备部分写得比较详细,这样大家分工明确、活干得快,也不用来那么早,现场也没有出什么问题。做了PPT的同学最好提前一点来,如果有问题还有时间修改。主持人最好准备一些暖场音乐和视频,这样新会员要是提前来了也不会无聊。
(二)场控
    场控是活动现场的指挥,本来也可以直接由总负责人担任,但是我当天因为又同时是主持人,所以有些问题是遗漏了的。比如安排新老会员座位,新会员不主动往前面、中间坐的时候需要场控,老会员聚在一边自说自话的时候也需要场控,开始准备需要场控,结束后收拾东西也需要场控。这回我觉得不太好的现象是老会员们要么坐在后面、要么坐在边上,经常介绍到某个部长时,就举举手,新会员都看不到人,会让人觉得不礼貌、不大方,这个以后要注意。
(三)摄影
    这次我忘记安排现场的摄影了,这是我的罪过。拍现场的照片供来年使用、结束后的合影都需要摄影,因为忘记安排,只能用手机代替了,所以如果你们来年找照片觉得不清晰也没有办法/无奈。
(四)中间休息环节
    这次的中场休息虽然效果不错,但还是有问题,我主持的时候告诉大家休息10-15min,有些新会员听到要休息这么久,坐不下去,再加上接下来都是比较无聊的部门介绍环节,就趁着中场休息先走了。所以在报幕的时候可以把时间说短一点、预告一下接下来干什么、大概什么时候结束,最好安排流程的时候后半部分也加一些比较有意思的环节。


三、个人总结
    活动结束后大家在部长会群里说会员大会办得很不错,是最开心的时候了。这一年的纳新情况不佳,希望会员大会可以弥补一点儿。感谢努力工作的每一个人,我们希望的不过是协会能更好一点。






附:2019年会员大会宣传部工作总结(宾李)
一、物资准备
    1.会员大会手册:内容见附件。尝试比较全面地介绍协会的结构组成、规章制度和活动、队伍的组织。最后的文章引用可以在内容上考虑调整得更加具有逻辑性和欣赏价值,由于时间关系,没有再去挑选优秀的抒情队记和三行情诗了。
    2.会员礼包:含手环、徽章、贴纸、会员卡、雪山款文件夹、致会员的一封信,用协会定制的牛皮纸袋包装。即需要确认的周边共7种。经确认,剩余周边数量:牛皮纸袋约60个,文件夹约200个,手环约100个,会员卡约200张,徽章250个(此次购买补充,其他使用存货。尺寸50mm,单价0.7),贴纸很多。复印了一部分《致会员的一封信》,但没有打印的效果好,建议下次用原文件打印。
    3.展示用:百团和图片展剩下了很多明信片、塑封照片,此次继续拿来展出和供大家互动,效果不错。


二、线上宣传
    1.微信推送:会员大会推送中附表单二维码,通过二维码填写与会报名表,以初步统计会员礼包数量。经过分配私戳后,报名达到了40人,实际参会34人!
部长会介绍推送拖得有些久,应该在会员大会结束一两天内发出来。
    2.QQ群宣传:可以在会议进行时,由摄影拍照,并发到QQ群,实时转播。会后将回顾视频、文件及部门介绍文件发至群里,总结会员大会内容,以及强调、重视部员招新,应该安排一个人专门负责这项工作,而不是零零散散地传文件和呼吁报名,会让人摸不着头脑。
    3.可以在微博、ins上发动态,增加宣传效果。
登协2.jpg
会员大会策划3.0(邓兴婷).docx (17.12 KB, 下载次数: 4818)
发表于 2019-3-4 22:26:10 | 显示全部楼层
兴婷的总结很多干货诶,建议加粗显示~
PS.私戳后亲眼见证了会员大会报名表的暴增,之后很多正式公开活动我觉得都可以采取类似形式。有的活动虽然可能是面向全校的,受众太广不方便私戳,但是仅针对当年新会员名单进行私戳我觉得也是可以的

点评

我觉得全是干货所以无法加粗/┑( ̄Д  ̄)┍  发表于 2019-3-5 21:37
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