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[图片展] 2021图片展总结by杨晗

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发表于 2021-11-1 00:17:58 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 杨晗 于 2021-11-1 00:17 编辑

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图片展总结

       本次图片展准备时间不算多,从写出大致策划到正式举办只有两周,尤其导致负责场地申请和宣传的同学压力比较大(比如需要给出海报栏才能申请板报栏、不仅要考虑海报设计、照片选取的时间,还要顾虑是线上还是线下打印,是两个校区合印还是分开、哪种价格更优、时间来得及)。大家的任务基本都执行得比较自觉,紧锣密鼓,比如叔岳的物资清单就列得很详尽,看得出是很用心在做的。
       从结果来看,加群人数还是可观的,基本达到了大家的预期,希望之后能留住更多人。
      
出现的问题
翔安
思明
改进思路
1.场地和物资申请
(1)审核流程很麻烦,每个环节都不能出错,否则得重新走一遍流程。
(2)展板刚开始申请少了,图片展前两天又去申请了4个

体育部的老师不好联系上;申请审批流程(有线上又有线下)太繁复、很多无效流程。
1.关于申请流程,这次的申请人可以多分享一下经验,使之后的申请避免踩雷;
2.冬训图片展和这次图片展的规模还是有差别。物资清单可以尽早列出来,或者申请物资的同学多问问老会员具体数目,避免多跑
2.工作信息的处理
(1)有的同学被其他会员安排了别的职务,但是活动负责人不知道,导致有的任务存在空缺,没及时跟上进度;
(2)大家很少主动在群里汇报进展,负责人私戳每个人也较麻烦;
(3)图片展的工作主要在部长会群讨论,有些非部长但有职务的会员因为没有进群,有的信息获取不全面
1.工作进度最好公开沟通,利用在线文档实时公开,避免消息交流不到位
2.有职务的编外人员也可以临时拉进部长群

3.物资清单
只安排了一个翔安的同学,对思明那边的情况不太了解,列清单比较困难
考虑到两个校区的差异性,两个校区分开陈列物资需求
4.宣传
可能是时间差的问题,海岛露营的传单不合时宜,发传单的时候已经截止报名了,造成了传单的浪费
建议传单可以附带外出信息,主要进行协会整体的宣传;普通外出也不必单独做成传单
5.小游戏
海报、明信片和装备就是最吸引人的宣传,对协会感兴趣的人会直接过来问询,感觉不需要什么小游戏来活跃氛围
取消小游戏,节省人力物力和时间
6.天气

翔安阴雨,遮阳伞渗水,有点冷,有点影响心情


关注天气预报,多备衣服、雨具和抹布
      还有一些别的会员反映的小建议:比如有的展板旁边不用站人,让感兴趣但是有点腼腆(社恐?)的同学自助加群;男生给女生做介绍,女生给男生做介绍(我没试过,不知道效果如何)。(还有一些临时想不起来了,有空再补充)
                                                                                                                                    214850cc8e0e4vcxljjde0.jpg
                     


图片展2.docx

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发表于 2021-12-23 12:32:38 | 显示全部楼层
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点评

芜湖,终于有人评论了,零的突破  发表于 2021-12-24 00:55
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发表于 2022-2-26 12:25:15 | 显示全部楼层
【转自婉佳的图片展工作总结】
一、图片展
图片展作为协会纳新的第一场活动,在还没恢复线下教学的时候就开始筹办,时间定在恢复线下后的第二周。但当时体育部正在换届,思明的申请流程也在大改,导致很多事项无法按以往经验办理,花费了我个人大量的时间精力,也给当时的我带来了很大压力。另外,翔安的申请大部分是走社团管理网站上的流程,相对体系化,基本可以做到线上办理;思明在更新申报流程,当时比较混乱,很多线上窗口也没有交接到位,目前应该是走信息门户OA流程。
(1)场地申请
流程:厦大信息门户OA系统(http://i.xmu.edu.cn)——宣传部/教师工作部——厦门大学校园文化活动场所申请——学生社团思明场地申请
注意:填表的时候社团业务指导单位选择体育教学部,接下来的审批关系就会交给体教部。等待体教部、宣传部、保卫处逐级批准之后就可以凭申请单使用场地。
小结:以上是我反复咨询得到的理论申请渠道,现在系统完善之后应该可行。但当时系统没有开设社团申请窗口,且体教部的徐主任连续一周半都没有上线过,所以我迫不得已去请付老师帮忙,最终还是求情走了线下渠道(王清明体教部——颂恩楼宣传文明办——厦大公安局保卫处),跑了几趟,终于在最后时刻拿到有效的场地申请表。
(2)海报申请
流程:厦大信息门户OA系统(http://i.xmu.edu.cn)——宣传部/教师工作部——厦门大学校园宣传载体使用申请——学生社团海报申请
注意:填表的时候社团业务指导单位依旧选择体育教学部,按照需要填完表等待批准。批准之后应该需要去自钦楼校会值班办公室凭申请领栏位贴条,注意三家村的海报栏位,以免被广场上其他活动的舞台挡住。
小结:当时是墨飞翔安思明一起申请的,我只提供了表格信息,去领了贴条。另外需要和协会负责宣传涉及的会员沟通好,填表是需要海报效果图的。
(3)物资申请
流程:目前信息门户还没有相关窗口。我当时是拿着表格跑颂恩楼资产后勤处,申请了桌椅以及运送的车,又回自钦楼申请了海报,因此学校可以直接派车送到三家村广场以及学生公寓的相关场地。
涉及物资包括:桌椅(后勤处提供,自钦楼也有但没必要自己扛)、单独海报展板(自钦楼物资申请,从自钦楼搬)、帐篷(本部在电信凭校卡借用,海韵没借)。有车运就帮我们减少很多麻烦,我们只需要派人盯着就行。
小结:请务必和负责现场的同学确认所需要的物资,这次桌子借多了一两张其实没必要。另外,海韵的自助加群宣传摊位效果很好,以后可以尝试。
(4)总结建议
①除了以往的办理经验,需要对于当下的流程比较了解,如果前辈们对于情况也不清楚的话就得自己多跑多问,规划好自己的空闲时间以及相关老师的办公时间,提前问清楚相关的资料流程避免跑空,建议3456课办理,老师下班大概五点,体教部领导比较难见。(协会办公室群以及社长群文件可以参考,另外校团委网站有学校以往的相关办公流程以及办公室电话)
②活动负责人请实时跟进各方进度,在办事过程中遇到困难及时反馈,无论能否得到帮助,不要把压力积在自己身上。
③特殊情况尝试变通,规章也不一定是必要的。
④如果可行,请不要让一个人完成以上所有工作。

点评

哈哈哈哈哈真不错!  发表于 2022-3-3 22:24
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